Rezervace

Díky rezervacím si zákazníci předem rezervují službu a čas. Personál tyto rezervace obsluhuje vedle zákazníků bez rezervace ve stejné frontě. Tento návod popisuje nastavení, každodenní správu, co vidí zákazníci a personál a omezení.

Co jsou rezervace

Rezervace jsou součástí tarifu Pro. Tarify najdete v části Fakturace a tarify. Rezervace zapínáte pro každou frontu zvlášť volbou Přijímat rezervace. Ve výchozím stavu je vypnutá a zákazníci si pak nemohou rezervovat čas. Když je zapnutá, fronta běží v jednom ze dvou režimů:

Rezervace i zákazníci bez rezervace znamená, že zákazníci s rezervací a zákazníci bez rezervace sdílejí jednu frontu. Jonot odmítne lístek bez rezervace, který by zdržel zákazníka s rezervací.
Pouze rezervace znamená, že se do fronty řadí jen zákazníci s rezervací.

Nastavení rezervací

Otevřete pobočku, přejděte na Nastavení rezervací a vyberte frontu. Tato nastavení mohou upravovat správci organizace a správci pobočky. Pokud váš tarif Pro skončí, Jonot rezervace vypne. Potvrzené rezervace zůstanou uložené a lze je dál obsluhovat nebo rušit, ale nemůžete přidávat služby, pravidla ani nové rezervace.

Služby. V části Služby přidejte každou službu, kterou mohou zákazníci rezervovat. Nastavte Délka od 5 do 480 minut po 5 minutách a případně Čas přípravy a Čas úklidu do 120 minut každý. Čas na přípravu a úklid blokuje rozvrh před každou rezervací a po ní. Fronta může mít až 100 služeb, včetně archivovaných.
Pravidla rezervací. V části Pravidla rezervací nastavte Kapacita (1 až 50 současně obsluhovaných rezervací), Horizont rezervací (1 až 365 dní dopředu, ve výchozím nastavení 30), Minimální předstih (až 1440 minut, ve výchozím nastavení 30) a Odbavení se otevře před rezervovaným časem (5 až 120 minut, ve výchozím nastavení 30). Časy se řídí časovým pásmem pobočky.
Podmínky rezervace. V části Podmínky rezervace napište své podmínky zrušení, nedostavení se a zpoždění (až 2000 znaků). Uložte koncept a poté použijte Zveřejnit verzi. Zákazníci při rezervaci přijímají zveřejněné podmínky a stávající rezervace si ponechává verzi, kterou zákazník přijal. Podmínky jsou nepovinné.
Otázky k rezervaci. V části Otázky při rezervaci položte u každé služby až 5 aktivních otázek. Otázka je krátký text, výběr nebo zaškrtávací pole (2 až 10 možností, nebo žádná pro jedno pole ano/ne). Otázku můžete označit jako povinnou, přeložit do každého jazyka pobočky a vyřadit. Zákazník, který používá jazyk bez vašeho překladu, vidí původní text. Text, typ a možnosti otázky nelze po přidání změnit, proto ji vyřaďte a přidejte novou. Překlady můžete dál upravovat.
Údaje o provozovně. V části Údaje o provozovně zadejte adresu (až 300 znaků) a pokyny k přečtení před příchodem (až 1000 znaků). Zákazníci vidí obojí a Jonot to přidá do záznamu v kalendáři. Obojí je nepovinné.
Blokovaná data. V části Blokovaná data uzavřete datum pro rezervace nebo mu dejte jiné hodiny. Vyberte datum od včerejška do roku dopředu.
Pomoc při příchodu. V části Pomoc při příchodu zapněte Nabízet příchod podpořený polohou, zadejte zeměpisnou šířku a délku provozovny a nastavte poloměr od 25 do 1000 metrů. Zákazník, který povolí přístup k poloze, se pak může odbavit poblíž provozovny. Ruční odbavení funguje vždy.

Přijímat rezervace zapněte jako poslední. Jonot vypíše, co chybí: alespoň jednu aktivní službu, týdenní otevírací dobu, platné časové pásmo a kapacitu alespoň 1. Když rezervace vypnete, již potvrzené rezervace zůstanou uložené, dokud jejich čas neuplyne.

Změna může způsobit, že stávající rezervace spadnou mimo otevírací dobu nebo kapacitu, například kratší den, nižší kapacita, delší služba nebo blokované datum. V takovém případě Jonot otevře Zkontrolovat dotčené rezervace a vypíše každou dotčenou rezervaci. U každé se rozhodnete, zda ji ponecháte, zrušíte, nebo přesunete na jiný čas. Jonot upozorní zákazníka e-mailem na zrušení nebo přesun. Nic se nezmění, dokud nezvolíte Uplatnit rozhodnutí a uložit.

Správa rezervací

Otevřete Rezervace na pobočce a uvidíte den nebo týden rezervací jedné fronty. Zobrazit zrušené přidá do seznamu zrušené rezervace. Vyberte rezervaci a zobrazí se její stránka s podrobnostmi. Stránka ukazuje službu, čas, příchod, údaje zákazníka a stav e-mailů, které Jonot pro rezervaci zařadil k odeslání. Údaje zákazníka vidí jen lidé, kteří pobočku spravují.

Přesunout rezervaci změní čas. Přesun provedený personálem přeskočí uzávěrku pro zákazníka, minimální předstih a okno rezervací, ale nikdy kapacitu, otevírací dobu ani uzavřený den. Zákazník dostane e-mail o změně s novým časem.
Zrušit rezervaci zruší rezervaci poté, co zkontrolujete podmínky zaznamenané u ní. Zákazník dostane e-mail o zrušení.
Uzavřít rezervace pro tento den zastaví nové rezervace na jeden den, například státní svátek. Již vytvořené rezervace se nezruší a zákazníků bez rezervace se to netýká. Pokud na ten den rezervace zůstanou, Jonot vás požádá, abyste každou ponechali, nebo zrušili. Znovu otevřít rezervace den znovu otevře.

Rezervace bez zaznamenaného výsledku 7 dní po svém konci se uzavře bez výsledku. Není to nedostavení se. Jonot maže údaje zákazníka, odpovědi a potvrzení podmínek u rezervace podle pravidla uchovávání 30 dní a poté odkaz pro správu přestane fungovat.

Pohled zákazníka

Na stránce fronty zákazník zvolí Rezervovat termín a projde těmito kroky:

Vybere službu, datum a čas. Časy jsou uvedeny v časovém pásmu pobočky.
Zadá jméno a e-mailovou adresu. Telefonní číslo je nepovinné. Poté odpoví na vaše otázky k rezervaci a přijme podmínky.
Zadá 6místný kód, který mu Jonot pošle e-mailem. Jonot drží vybraný čas 10 minut, zatímco zákazník potvrzuje.
Přečte si potvrzení s číslem rezervace a soukromým odkazem na stránku rezervace. V provozovně číslo rezervace nahrazuje jméno.

Odkaz z e-mailu otevře stránku rezervace. Kdokoli, kdo má odkaz, může rezervaci změnit nebo zrušit, proto stránka žádá zákazníka, aby ho nesdílel. Stránka nabízí tyto akce:

Přidat do kalendáře uloží kalendářní soubor ICS s časem, místem a odkazem na rezervaci.
Změnit čas vybere jiný čas, nejpozději o minimální předstih před začátkem rezervace. Pokud se podmínky od rezervace změnily, zákazník nejdřív přijme aktuální podmínky.
Zrušit rezervaci zruší rezervaci do začátku schůzky. Poté, co personál zákazníka zavolá, může rezervaci změnit už jen personál.
Jsem tady odbaví zákazníka, jakmile se odbavení otevře. Při zapnuté pomoci při příchodu může zákazník místo toho sdílet polohu. Telefon zkontroluje vzdálenost a Jonot polohu nikdy nepřijímá ani neukládá.

Jonot zaznamená jazyk, ve kterém zákazník rezervoval, z jazyků zapnutých pro vaši pobočku. Stránka rezervace a e-maily tento jazyk používají. Jonot odesílá potvrzení, oznámení o změně, oznámení o zrušení a připomenutí zhruba 24 hodin před rezervací. Připomenutí se odesílá jen u rezervací vytvořených nebo naposledy přesunutých nejméně den předem.

U přepážky

Přepážka zobrazuje rezervace vedle zákazníků bez rezervace v pořadí volání. U každé rezervace je stav, například Ještě nedorazil(a), Dorazil(a), Na řadě, Zpoždění nebo Vyvolán(a).

Zavolat dalšího zavolá nejdřív rezervace, které jsou na řadě, a pak zákazníky bez rezervace v pořadí příchodu.
Vyvolat dříve zavolá zákazníka, který už dorazil, před rezervovaným časem. Jonot to odmítne, pokud by to zdrželo jinou rezervaci nebo čekajícího zákazníka bez rezervace.
Označit jako dorazila označí zákazníka jako dorazivšího, když se nemůže odbavit sám. Vrátit příchod to vrátí zpět.
Označit jako nedostavení… označí nedostavení se. Jonot to nikdy neudělá sám. Označit můžete rezervaci, která má zpoždění alespoň 5 minut a zákazník nedorazil, nebo zákazníka, kterého jste zavolali a který se neozval.
Změnit čas… přesune rezervaci na jiný volný čas. Jonot pošle zákazníkovi e-mail.
Vyhledat rezervaci najde dnešní rezervaci v této frontě podle čísla rezervace nebo jména.
Uzavřít rezervace na dnešek zastaví nové rezervace na dnešek. Stávající rezervace se nadále obsluhují.

Displej a kiosek

Displej ukazuje rezervace se štítkem rezervace v částech Na řadě a Nedávno voláno. V části Na řadě zobrazí také odhadovaný čas, když má rezervace zpoždění aspoň 5 minut, a tabule více front zobrazí upozornění, když mají rezervace zpoždění. V části Nedávno voláno zobrazí čas od zavolání. Kiosek rezervace nepřijímá. Když se zákazník pokusí připojit k frontě pouze pro rezervace na kiosku s připojením k internetu, kiosek zobrazí zprávu, že fronta přijímá jen rezervace, a nevydá lístek.

Omezení

Jonot nevybírá platby ani zálohy. Vaše podmínky mohou uvádět poplatky, ale Jonot je nepočítá ani neúčtuje. Poplatky řešíte mimo Jonot.
Rezervování a správa rezervací vyžadují připojení k internetu. Host LAN a offline režim rezervování nepokrývají. Obsluha zákazníků bez rezervace dál funguje offline přes připojený Host, i ve frontách s rezervacemi, a přepážka zobrazuje údaje o rezervacích jen pro čtení, dokud se nevrátí připojení.
Jonot se nesynchronizuje s Kalendářem Google ani s Outlookem. Zákazníci si rezervaci přidají souborem ICS.
Jonot posílá zprávy o rezervacích jen e-mailem. SMS neexistují.