Κλήση του επόμενου πελάτη

Το προσωπικό διαχειρίζεται την ουρά μέσα από τον σταθμό εξυπηρέτησης κατά τη διάρκεια της ημέρας. Ο σταθμός λειτουργεί στην εφαρμογή Jonot για Android ή σε browser στο https://desk.jonot.io. Το προσωπικό δεν χρειάζεται προσωπικό λογαριασμό: ο σταθμός χρησιμοποιεί το διακριτικό συσκευής που έλαβε κατά τη σύζευξη.

Η διάταξη του σταθμού εξυπηρέτησης

Ο σταθμός εξυπηρέτησης εμφανίζει δύο κύριες ενότητες:

• Τρέχον — τα εισιτήρια σε κατάσταση CALLED που εξυπηρετεί το προσωπικό. Η ενότητα είναι άδεια μέχρι να κληθεί το πρώτο εισιτήριο. Πολλά εισιτήρια μπορούν να είναι CALLED ταυτόχρονα, γιατί κάθε σταθμός καλεί ανεξάρτητα τον επόμενο πελάτη σε αναμονή.
• Λίστα αναμονής — όλα τα εισιτήρια σε κατάσταση WAITING, με τη σειρά τους.

Καθημερινή ροή εργασίας

Κλήση του επόμενου πελάτη

Πατήστε Κλήση επόμενου για να καλέσετε το πρώτο εισιτήριο WAITING. Το εισιτήριο μεταβαίνει σε κατάσταση CALLED.

• Η οθόνη εμφανίζει αμέσως τον αριθμό εισιτηρίου και το όνομα του σταθμού εξυπηρέτησης.
• Στην οθόνη παίζει μια ηχητική ανακοίνωση.
• Το τηλέφωνο του πελάτη ενημερώνεται ότι ο αριθμός του κλήθηκε.

Επανάληψη ανακοίνωσης κληθέντος εισιτηρίου

Αν ο πελάτης δεν άκουσε τον αριθμό του, πατήστε Κλήση ξανά ή το R στο πληκτρολόγιο. Η οθόνη αναβοσβήνει και ανακοινώνει ξανά το τρέχον εισιτήριο CALLED. Η κατάσταση του εισιτηρίου δεν αλλάζει.

Ολοκλήρωση εξυπηρέτησης

Όταν η εξυπηρέτηση τελειώσει, πατήστε Ολοκλήρωση & παραμονή. Το τρέχον εισιτήριο CALLED μεταβαίνει σε κατάσταση COMPLETED. Πατήστε Κλήση επόμενου για να εξυπηρετήσετε τον επόμενο πελάτη.

Παράλειψη πελάτη

Αν ο πελάτης δεν ανταποκριθεί, πατήστε Παράλειψη. Το τρέχον εισιτήριο CALLED μεταβαίνει σε κατάσταση SKIPPED. Πατήστε Κλήση επόμενου για να εξυπηρετήσετε τον επόμενο πελάτη.

Μπορείτε να καταχωρίσετε προαιρετικά έναν λόγο παράλειψης — αποθηκεύεται ως σημείωση στο εισιτήριο και το προσωπικό τη βλέπει στην προβολή αναζήτησης.

Δείτε Διαχείριση μη εμφανίσεων για την πλήρη ροή εργασίας μη εμφάνισης και ανάκλησης.

Κλήση συγκεκριμένου εισιτηρίου

Το προσωπικό μπορεί να κάνει κλικ σε οποιοδήποτε εισιτήριο WAITING στη λίστα αναμονής για να το καλέσει εκτός σειράς. Χρησιμοποιήστε το όταν ο πελάτης έχει ήδη φτάσει στον σταθμό εξυπηρέτησης χωρίς να έχει κληθεί.

Προσθήκη πελάτη χωρίς ραντεβού

Αν ένας πελάτης είναι παρών αλλά δεν έχει εισιτήριο, το προσωπικό μπορεί να του δημιουργήσει ένα από τον σταθμό εξυπηρέτησης. Για παράδειγμα, ο πελάτης μπορεί να μην έχει smartphone ή να μη χρησιμοποίησε το κιόσκι.

1. Πατήστε Προσθήκη αυθόρμητου πελάτη στον σταθμό εξυπηρέτησης.
2. Προαιρετικά εισαγάγετε το όνομα του πελάτη, το μέγεθος παρέας ή μια σημείωση.
3. Πατήστε Προσθήκη στην ουρά. Το εισιτήριο προστίθεται στη λίστα αναμονής και παίρνει τον επόμενο διαδοχικό αριθμό.
4. Ένα μήνυμα επιτυχίας εμφανίζει τον αριθμό εισιτηρίου — ανακοινώστε τον στον πελάτη.

Τα εισιτήρια χωρίς ραντεβού μετρούν στο όριο χωρητικότητας της ουράς, αν έχει οριστεί. Το προσωπικό μπορεί να τα προσθέτει εκτός ωραρίου λειτουργίας, ακόμα και αφού κλείσει η τοποθεσία.

Προσθήκη σημείωσης σε εισιτήριο

Το προσωπικό μπορεί να προσθέσει στοιχεία σε οποιοδήποτε μη τερματικό εισιτήριο με την ενέργεια Προσθήκη σημείωσης στην τρέχουσα κλήση ή στη λίστα αναμονής:

• Όνομα πελάτη — εμφανίζεται πάντα στον σταθμό εξυπηρέτησης. Στην οθόνη εμφανίζεται σε σύντομη μορφή, π.χ. “Όνομα Ε.”, μόνο αν είναι ενεργοποιημένη η ρύθμιση Κλήση με όνομα της ουράς.
• Μέγεθος παρέας — εμφανίζεται πάντα στον σταθμό εξυπηρέτησης και μεταδίδεται στην οθόνη.
• Σημείωση — κείμενο που βλέπει μόνο το προσωπικό.

Μπορείτε να προσθέσετε ή να αλλάξετε τα στοιχεία οποιαδήποτε στιγμή πριν το εισιτήριο φτάσει σε τερματική κατάσταση.

Μεταφορά εισιτηρίου σε άλλη ουρά

Ένα εισιτήριο WAITING μπορεί να μετακινηθεί σε αδελφή ουρά της ίδιας τοποθεσίας με το κουμπί Μεταφορά στη γραμμή της λίστας αναμονής.

1. Πατήστε Μεταφορά δίπλα στο εισιτήριο.
2. Επιλέξτε την ουρά προορισμού από τον επιλογέα (εμφανίζονται μόνο οι ουρές που είναι ανατεθειμένες σε αυτόν τον σταθμό).
3. Επιβεβαιώστε. Το εισιτήριο μετακινείται αμέσως.

Το Jonot τοποθετεί το εισιτήριο στη νέα ουρά με βάση την αρχική ώρα συμμετοχής συν 5 λεπτά. Ο πελάτης κρατά τον περισσότερο χρόνο που έχει ήδη περιμένει, αλλά δεν προσπερνά όσους μπήκαν πρώτοι στη νέα ουρά. Το hash του εισιτηρίου παραμένει το ίδιο, οπότε η διεύθυνση της σελίδας εισιτηρίου του πελάτη εξακολουθεί να λειτουργεί. Η νέα ουρά δίνει στο εισιτήριο νέο αριθμό.

Για να μεταφέρετε ένα εισιτήριο, οι δύο ουρές πρέπει να είναι στην ίδια τοποθεσία, η ουρά προορισμού πρέπει να είναι ACTIVE, ο σταθμός εξυπηρέτησης πρέπει να είναι ανατεθειμένος και στις δύο ουρές και το εισιτήριο πρέπει να είναι WAITING.

Παύση της ουράς

Πατήστε Παύση ουράς όταν χρειάζεστε ένα σύντομο διάλειμμα ή θέλετε να εξυπηρετήσετε όσους περιμένουν πριν δεχτείτε κι άλλους. Νέοι πελάτες δεν μπορούν να μπουν, αλλά όσοι περιμένουν ήδη κρατούν τη θέση τους και μπορείτε να συνεχίσετε να τους καλείτε. Το κουμπί γίνεται Συνέχιση ουράς. Πατήστε το για να δέχεστε ξανά νέους πελάτες.

Η παύση ισχύει αμέσως. Οι πελάτες σε αναμονή βλέπουν ένα banner “ουρά σε παύση” στο εισιτήριό τους, και όποιος σκανάρει τον κωδικό QR βλέπει ότι η ουρά είναι σε παύση. Ο σταθμός εξυπηρέτησης μπορεί να εναλλάσσεται μεταξύ Ενεργή και Σε παύση. Το κλείσιμο και το άνοιγμα μιας ουράς γίνεται από το admin. Δείτε Κατάσταση ουράς.

Πολλαπλοί σταθμοί εξυπηρέτησης, μία ουρά

Αν πολλοί σταθμοί εξυπηρέτησης εξυπηρετούν την ίδια ουρά, καθένας καλεί ανεξάρτητα από την κοινή λίστα αναμονής. Όταν ένας σταθμός καλέσει το επόμενο εισιτήριο, το εισιτήριο αφαιρείται ταυτόχρονα από τη λίστα αναμονής όλων των άλλων σταθμών. Η οθόνη εμφανίζει ξεχωριστά την τρέχουσα κλήση κάθε σταθμού.

Ανάμεσα σε πελάτες

Μετά την ολοκλήρωση ή την παράλειψη ενός εισιτηρίου, η θέση του τρέχοντος εισιτηρίου μένει άδεια μέχρι να πατηθεί το Κλήση επόμενου. Δεν υπάρχει αυτόματο χρονόμετρο αδράνειας — τον ρυθμό τον ορίζει το προσωπικό.