Κρατήσεις

Με τις κρατήσεις, οι πελάτες κλείνουν εκ των προτέρων μια υπηρεσία και μια ώρα. Το προσωπικό εξυπηρετεί αυτές τις κρατήσεις μαζί με τους πελάτες χωρίς κράτηση, στην ίδια ουρά. Ο οδηγός αυτός καλύπτει τη ρύθμιση, την καθημερινή διαχείριση, όσα βλέπουν οι πελάτες και το προσωπικό, καθώς και τους περιορισμούς.

Τι είναι οι κρατήσεις

Οι κρατήσεις περιλαμβάνονται στο πλάνο Pro. Για τα πλάνα δείτε τη σελίδα Χρέωση και πλάνα. Ενεργοποιείτε τις κρατήσεις ξεχωριστά για κάθε ουρά με την επιλογή Αποδοχή κρατήσεων. Η επιλογή είναι απενεργοποιημένη από προεπιλογή και τότε οι πελάτες δεν μπορούν να κλείσουν ώρα. Όταν είναι ενεργή, η ουρά λειτουργεί σε έναν από δύο τρόπους:

• Η επιλογή Κρατήσεις και πελάτες χωρίς κράτηση σημαίνει ότι οι πελάτες με κράτηση και οι πελάτες χωρίς κράτηση μοιράζονται μία ουρά. Το Jonot απορρίπτει ένα εισιτήριο χωρίς κράτηση που θα καθυστερούσε πελάτη με κράτηση.
• Η επιλογή Μόνο κρατήσεις σημαίνει ότι στην ουρά μπαίνουν μόνο πελάτες με κράτηση.

Ρύθμιση των κρατήσεων

Ανοίξτε την τοποθεσία, μεταβείτε στο Ρυθμίσεις κρατήσεων και επιλέξτε την ουρά. Οι διαχειριστές του οργανισμού και οι διαχειριστές της τοποθεσίας μπορούν να επεξεργάζονται αυτές τις ρυθμίσεις. Αν το πλάνο Pro σας λήξει, το Jonot απενεργοποιεί τις κρατήσεις. Οι επιβεβαιωμένες κρατήσεις παραμένουν καταχωρισμένες και μπορούν ακόμη να εξυπηρετηθούν ή να ακυρωθούν, αλλά δεν μπορείτε να προσθέσετε υπηρεσίες, κανόνες ή νέες κρατήσεις.

1. Υπηρεσίες. Στο Υπηρεσίες, προσθέστε κάθε υπηρεσία που μπορούν να κλείσουν οι πελάτες. Ορίστε τη Διάρκεια από 5 έως 480 λεπτά με βήμα 5 και, προαιρετικά, Χρόνος προετοιμασίας και Χρόνος καθαρισμού έως 120 λεπτά το καθένα. Ο χρόνος προετοιμασίας και καθαρισμού δεσμεύει το πρόγραμμα πριν και μετά από κάθε κράτηση. Μια ουρά μπορεί να έχει έως 100 υπηρεσίες, συμπεριλαμβανομένων των αρχειοθετημένων.
2. Κανόνες κρατήσεων. Στο Κανόνες κρατήσεων, ορίστε τη Χωρητικότητα (1 έως 50 κρατήσεις που εξυπηρετούνται ταυτόχρονα), τον Ορίζοντας κρατήσεων (1 έως 365 ημέρες μπροστά, προεπιλογή 30), την Ελάχιστος χρόνος προκράτησης (έως 1440 λεπτά, προεπιλογή 30) και Η δήλωση άφιξης ανοίγει πριν από την ώρα της κράτησης (5 έως 120 λεπτά, προεπιλογή 30). Οι ώρες ακολουθούν τη ζώνη ώρας της τοποθεσίας.
3. Όροι κράτησης. Στο Όροι κράτησης, γράψτε τους όρους σας για ακύρωση, μη προσέλευση και καθυστέρηση (έως 2000 χαρακτήρες). Αποθηκεύστε ένα προσχέδιο και μετά χρησιμοποιήστε το Δημοσίευση έκδοσης. Οι πελάτες αποδέχονται τους δημοσιευμένους όρους κατά την κράτηση και μια υπάρχουσα κράτηση διατηρεί την έκδοση που αποδέχτηκε ο πελάτης. Οι όροι είναι προαιρετικοί.
4. Ερωτήσεις κράτησης. Στο Ερωτήσεις κράτησης, θέστε έως 5 ενεργές ερωτήσεις ανά υπηρεσία. Μια ερώτηση είναι σύντομο κείμενο, επιλογή ή πλαίσια επιλογής (2 έως 10 επιλογές, ή καμία για ένα μεμονωμένο πλαίσιο ναι/όχι). Μπορείτε να κάνετε μια ερώτηση υποχρεωτική, να τη μεταφράσετε σε κάθε γλώσσα της τοποθεσίας και να την αποσύρετε. Ένας πελάτης που χρησιμοποιεί γλώσσα χωρίς δική σας μετάφραση βλέπει το αρχικό κείμενο. Το κείμενο, ο τύπος και οι επιλογές μιας ερώτησης δεν μπορούν να αλλάξουν μετά την προσθήκη της, οπότε αποσύρετέ την και προσθέστε μια νέα. Οι μεταφράσεις παραμένουν επεξεργάσιμες.
5. Στοιχεία χώρου. Στο Στοιχεία του χώρου, καταχωρίστε μια διεύθυνση (έως 300 χαρακτήρες) και οδηγίες που θα διαβάσει ο πελάτης πριν από την άφιξη (έως 1000 χαρακτήρες). Οι πελάτες βλέπουν και τα δύο, και το Jonot τα προσθέτει στην εγγραφή του ημερολογίου. Και τα δύο είναι προαιρετικά.
6. Αποκλεισμένες ημερομηνίες. Στο Αποκλεισμένες ημερομηνίες, κλείστε μια ημερομηνία για κρατήσεις ή δώστε της διαφορετικό ωράριο. Επιλέξτε ημερομηνία από χθες έως ένα έτος μπροστά.
7. Βοήθεια άφιξης. Στο Βοήθεια άφιξης, ενεργοποιήστε το Προσφορά άφιξης με βοήθεια τοποθεσίας, καταχωρίστε το γεωγραφικό πλάτος και μήκος του χώρου και ορίστε ακτίνα από 25 έως 1000 μέτρα. Ένας πελάτης που επιτρέπει την πρόσβαση στην τοποθεσία του μπορεί τότε να δηλώσει άφιξη κοντά στον χώρο. Η χειροκίνητη δήλωση άφιξης λειτουργεί πάντα.

Ενεργοποιήστε το Αποδοχή κρατήσεων τελευταίο. Το Jonot απαριθμεί τι λείπει: τουλάχιστον μία ενεργή υπηρεσία, εβδομαδιαίο ωράριο λειτουργίας, έγκυρη ζώνη ώρας και χωρητικότητα τουλάχιστον 1. Όταν απενεργοποιείτε τις κρατήσεις, οι ήδη επιβεβαιωμένες κρατήσεις παραμένουν καταχωρισμένες μέχρι να περάσει η ώρα τους.

Μια αλλαγή μπορεί να αφήσει υπάρχουσες κρατήσεις εκτός ωραρίου ή χωρητικότητας, για παράδειγμα μια πιο σύντομη ημέρα, μικρότερη χωρητικότητα, μεγαλύτερη υπηρεσία ή αποκλεισμένη ημερομηνία. Σε αυτή την περίπτωση το Jonot ανοίγει το Έλεγχος των κρατήσεων που επηρεάζονται και απαριθμεί κάθε κράτηση που επηρεάζεται. Για καθεμία επιλέγετε αν θα τη διατηρήσετε, θα την ακυρώσετε ή θα τη μετακινήσετε σε άλλη ώρα. Το Jonot ειδοποιεί τον πελάτη με email για μια ακύρωση ή μετακίνηση. Τίποτα δεν αλλάζει μέχρι να επιλέξετε Εφαρμογή αποφάσεων και αποθήκευση.

Διαχείριση κρατήσεων

Ανοίξτε το Κρατήσεις στην τοποθεσία για να δείτε μια ημέρα ή μια εβδομάδα κρατήσεων μιας ουράς. Το Εμφάνιση ακυρωμένων προσθέτει στη λίστα τις ακυρωμένες κρατήσεις. Επιλέξτε μια κράτηση για να δείτε τη σελίδα λεπτομερειών της. Η σελίδα δείχνει την υπηρεσία, την ώρα, την άφιξη, τα στοιχεία του πελάτη και την κατάσταση των email που έβαλε το Jonot στην ουρά αποστολής για την κράτηση. Τα στοιχεία του πελάτη τα βλέπουν μόνο όσοι διαχειρίζονται την τοποθεσία.

• Το Μετακίνηση κράτησης αλλάζει την ώρα. Μια μετακίνηση από το προσωπικό παρακάμπτει την προθεσμία του πελάτη, την ελάχιστη προειδοποίηση και το παράθυρο κρατήσεων, αλλά ποτέ τη χωρητικότητα, το ωράριο ή μια κλειστή ημέρα. Ο πελάτης λαμβάνει email αλλαγής με τη νέα ώρα.
• Το Ακύρωση κράτησης ακυρώνει την κράτηση αφού ελέγξετε τους όρους που έχουν καταγραφεί γι’ αυτήν. Ο πελάτης λαμβάνει email ακύρωσης.
• Το Κλείσιμο κρατήσεων για αυτή την ημέρα σταματά τις νέες κρατήσεις για μία ημέρα, για παράδειγμα μια αργία. Οι κρατήσεις που έχουν ήδη γίνει δεν ακυρώνονται και οι πελάτες χωρίς κράτηση δεν επηρεάζονται. Αν μείνουν κρατήσεις εκείνη την ημέρα, το Jonot σας ζητά να κρατήσετε ή να ακυρώσετε καθεμία. Το Επαναλειτουργία κρατήσεων ανοίγει ξανά την ημέρα.

Μια κράτηση χωρίς καταγεγραμμένο αποτέλεσμα 7 ημέρες μετά το τέλος της κλείνει χωρίς αποτέλεσμα. Αυτό δεν είναι μη προσέλευση. Το Jonot διαγράφει τα στοιχεία του πελάτη, τις απαντήσεις και την αποδοχή των όρων μιας κράτησης βάσει κανόνα διατήρησης 30 ημερών, και μετά ο σύνδεσμος διαχείρισης παύει να λειτουργεί.

Η προβολή του πελάτη

Στη σελίδα της ουράς, ο πελάτης επιλέγει Κλείστε ώρα και ακολουθεί αυτά τα βήματα:

1. Επιλέγει υπηρεσία, ημερομηνία και ώρα. Οι ώρες εμφανίζονται στη ζώνη ώρας του χώρου.
2. Καταχωρίζει όνομα και διεύθυνση email. Ο αριθμός τηλεφώνου είναι προαιρετικός. Έπειτα απαντά στις ερωτήσεις κράτησης και αποδέχεται τους όρους.
3. Πληκτρολογεί τον εξαψήφιο κωδικό που στέλνει το Jonot με email. Το Jonot κρατά την επιλεγμένη ώρα για 10 λεπτά ενώ ο πελάτης επιβεβαιώνει.
4. Διαβάζει την επιβεβαίωση, που δείχνει τον αριθμό κράτησης και έναν ιδιωτικό σύνδεσμο προς τη σελίδα της κράτησης. Στον χώρο, ο αριθμός κράτησης αντικαθιστά το όνομα.

Ο σύνδεσμος του email ανοίγει τη σελίδα της κράτησης. Όποιος έχει τον σύνδεσμο μπορεί να αλλάξει ή να ακυρώσει την κράτηση, γι’ αυτό η σελίδα ζητά από τον πελάτη να τον κρατήσει ιδιωτικό. Η σελίδα προσφέρει αυτές τις ενέργειες:

• Το Προσθήκη στο ημερολόγιο αποθηκεύει ένα αρχείο ημερολογίου ICS με την ώρα, τον τόπο και τον σύνδεσμο της κράτησης.
• Το Αλλαγή ώρας επιλέγει άλλη ώρα, έως την ελάχιστη προειδοποίηση πριν από την έναρξη της κράτησης. Αν οι όροι άλλαξαν από την κράτηση, ο πελάτης αποδέχεται πρώτα τους ισχύοντες όρους.
• Το Ακύρωση κράτησης ακυρώνει την κράτηση μέχρι να ξεκινήσει το ραντεβού. Αφού το προσωπικό καλέσει τον πελάτη, μόνο το προσωπικό μπορεί να αλλάξει την κράτηση.
• Το Έφτασα δηλώνει την άφιξη του πελάτη όταν έχει ανοίξει η δήλωση άφιξης. Με ενεργή τη βοήθεια άφιξης, ο πελάτης μπορεί αντί γι’ αυτό να μοιραστεί την τοποθεσία του. Το τηλέφωνο ελέγχει την απόσταση και το Jonot δεν λαμβάνει ούτε διατηρεί ποτέ την τοποθεσία.

Το Jonot καταγράφει τη γλώσσα με την οποία έκανε κράτηση ο πελάτης, ανάμεσα στις γλώσσες που έχει ενεργοποιήσει η τοποθεσία σας. Η σελίδα της κράτησης και τα email χρησιμοποιούν αυτή τη γλώσσα. Το Jonot στέλνει επιβεβαίωση, ειδοποίηση αλλαγής, ειδοποίηση ακύρωσης και υπενθύμιση περίπου 24 ώρες πριν από την κράτηση. Η υπενθύμιση στέλνεται μόνο για κρατήσεις που έγιναν ή μετακινήθηκαν τελευταία φορά τουλάχιστον μία ημέρα νωρίτερα.

Στον σταθμό εξυπηρέτησης

Ο σταθμός εξυπηρέτησης εμφανίζει τις κρατήσεις μαζί με τους πελάτες χωρίς κράτηση, με τη σειρά κλήσης. Κάθε κράτηση δείχνει μια κατάσταση, όπως Δεν έφτασε ακόμη, Έφτασε, Σειρά τώρα, Καθυστέρηση ή Κλήθηκε.

• Το Κλήση επόμενου καλεί πρώτα τις κρατήσεις που έχει φτάσει η ώρα τους και μετά τους πελάτες χωρίς κράτηση με σειρά άφιξης.
• Το Πρόωρη κλήση καλεί έναν πελάτη που έχει ήδη φτάσει πριν από την κλεισμένη ώρα. Το Jonot το απορρίπτει αν θα καθυστερούσε άλλη κράτηση ή πελάτη χωρίς κράτηση που περιμένει.
• Το Σήμανση ως έφτασε σημειώνει έναν πελάτη ως αφιχθέντα όταν δεν μπορεί να δηλώσει μόνος του άφιξη. Το Αναίρεση άφιξης το αναιρεί.
• Το Σήμανση ως μη προσέλευση… σημειώνει μια μη προσέλευση. Το Jonot δεν το κάνει ποτέ από μόνο του. Μπορείτε να σημειώσετε μια κράτηση που καθυστερεί τουλάχιστον 5 λεπτά και δεν έχει φτάσει, ή έναν πελάτη που καλέσατε και δεν απάντησε.
• Το Αλλαγή ώρας… μετακινεί μια κράτηση σε άλλη ελεύθερη ώρα. Το Jonot στέλνει email στον πελάτη.
• Το Αναζήτηση κράτησης βρίσκει τη σημερινή κράτηση σε αυτή την ουρά με τον αριθμό κράτησης ή το όνομα.
• Το Κλείσιμο κρατήσεων για σήμερα σταματά τις νέες κρατήσεις για σήμερα. Οι υπάρχουσες κρατήσεις εξακολουθούν να εξυπηρετούνται.

Οθόνη και κιόσκι

Η οθόνη δείχνει τις κρατήσεις με σήμα κράτησης στα Επόμενος στη σειρά και Πρόσφατες κλήσεις. Στο Επόμενος στη σειρά δείχνει επιπλέον την εκτιμώμενη ώρα όταν μια κράτηση καθυστερεί τουλάχιστον 5 λεπτά, και ο πίνακας πολλών ουρών δείχνει μια σημείωση όταν οι κρατήσεις καθυστερούν. Στο Πρόσφατες κλήσεις δείχνει τον χρόνο από την κλήση. Το κιόσκι δεν δέχεται κρατήσεις. Όταν ένας πελάτης προσπαθεί να μπει σε ουρά μόνο με κρατήσεις από κιόσκι με σύνδεση, το κιόσκι εμφανίζει μήνυμα ότι η ουρά δέχεται μόνο κρατήσεις και δεν εκδίδει εισιτήριο.

Περιορισμοί

• Το Jonot δεν εισπράττει πληρωμές ή προκαταβολές. Οι όροι σας μπορούν να αναφέρουν χρεώσεις, αλλά το Jonot ούτε τις υπολογίζει ούτε τις χρεώνει. Διαχειρίζεστε τις χρεώσεις εκτός Jonot.
• Η κράτηση και η διαχείριση κρατήσεων απαιτούν σύνδεση στο διαδίκτυο. Το LAN του Host και η λειτουργία εκτός σύνδεσης δεν καλύπτουν την κράτηση. Η εξυπηρέτηση πελατών χωρίς κράτηση συνεχίζεται εκτός σύνδεσης μέσω συνδεδεμένου Host, ακόμη και σε ουρές που δέχονται κρατήσεις, και ο σταθμός εξυπηρέτησης δείχνει τα δεδομένα κρατήσεων μόνο για ανάγνωση μέχρι να επανέλθει η σύνδεση.
• Το Jonot δεν συγχρονίζεται με το Ημερολόγιο Google ή το Outlook. Οι πελάτες προσθέτουν μια κράτηση με το αρχείο ICS.
• Το Jonot στέλνει τα μηνύματα κρατήσεων μόνο με email. Δεν υπάρχουν SMS.