Jonot

Jono on toimipisteen nimetty odotuslista. Kun asiakas liittyy jonoon, hän saa juoksevan vuoronumeron. Palvelupisteen henkilöstö kutsuu vuoronumerot yksi kerrallaan, ja näyttö ilmoittaa jokaisesta kutsusta.

Jonon rakenne

Jokaisella jonolla on:

Nimi — asiakkaille ja henkilöstölle näkyvä selkokielinen nimi (esim. “Ilman ajanvarausta”, “Ajanvaraukset”).
Tunniste — asiakkaan liittymisosoitteessa käytettävä URL-osoitteeseen sopiva tunniste. Se luodaan automaattisesti jonon nimestä.
Asiakkaan liittymisosoite — täydellinen osoite, jonka kautta asiakkaat liittyvät tähän jonoon:
```
https://customer.jonot.io/{org-slug}/{location-slug}/{queue-slug}/
```
Sama osoite on koodattu myös sisäänkäynnillä jaettavaan QR-koodiin.
Kapasiteettiraja (valinnainen) — suurin määrä vuoronumeroita, jotka voivat olla samanaikaisesti tilassa WAITING. Kun jono on täynnä, uudet liittymisyritykset hylätään “jono täynnä” -viestillä. Jätä tyhjäksi, jos et halua rajoittaa määrää.
Arvioitu palveluaika — tyypillinen minuuttimäärä yhden asiakkaan palvelemiseen (1–1440), asetetaan jonon luonti-/muokkauslomakkeella. Se toimii asiakkaan odotusaika-arvion lähtökohtana, kunnes jonolla on tarpeeksi reaaliaikaista historiaa oman tahtinsa mittaamiseen (katso Odotusaika-arvio).

Useita jonoja toimipisteessä

Toimipisteellä voi olla kuinka monta jonoa tahansa. Näin voit käyttää eri palveluille omia jonoja samanaikaisesti. Esimerkkejä:

Klinikka, jolla on jonot “Yleislääkärin vastaanotto” ja “Apteekin nouto”
Virasto, jolla on jonot “Passi” ja “Henkilökortin uusiminen”
Pankki, jolla on jonot “Henkilöasiakkaat” ja “Yritysasiakkaat”

Jokaisella jonolla on oma itsenäinen jonotuslistansa. Palvelupiste paritetaan tiettyyn jonoon paritushetkellä, joten “Ilman ajanvarausta” -jonoa palvelevat palvelupisteet eivät näe “Ajanvaraukset”-jonon vuoronumeroita.

Jono hallinnan perusyksikkönä

Jono on keskeinen yksikkö, jonka ympärille laitteet ja henkilöstö järjestäytyvät:

Kioskit paritetaan jonoon — asiakkaat, jotka käyttävät kioskia, liittyvät kyseiseen jonoon.
Palvelupisteet paritetaan jonoon — henkilöstö kutsuu vuoronumeroita kyseisestä jonosta.
Näytöt näyttävät kaikki toimipisteen aktiiviset kutsut, tietyn palvelupisteen jonon kutsut tai enintään viiden jonon yhdistetyn taulun.

Jonojen luonti ja hallinta tapahtuu Adminissa toimipisteen Jonot -välilehdellä. Katso Luo jono vaiheittaiset ohjeet.

Kapasiteettiraja

Voit rajoittaa, kuinka moni asiakas voi odottaa jonossa samanaikaisesti, asettamalla kapasiteettirajan (Enimmäismäärä odottavia -kenttä jonon luonti-/muokkauslomakkeella). Kun raja saavutetaan:

Asiakkaan liittymisnäkymässä näkyy “jono täynnä” -viesti.
Kioski näyttää jono-täynnä-tilan.
Jonoon ei voi liittyä ennen kuin joku odottava vuoronumero poistuu (kutsutaan, perutaan tai siirretään).

Raja tarkistetaan atomisesti. Vaikka kaksi asiakasta yrittäisi liittyä täsmälleen samaan aikaan, odottajien määrä ei ylitä rajaa. Jätä kenttä tyhjäksi, jos et halua rajoittaa jonoa. Tämä on oletusasetus.

Jonon tila

Jokaisella jonolla on manuaalinen tila, jota henkilöstö hallitsee riippumatta aukioloajoista:

Aktiivinen — normaali tila. Asiakkaat voivat liittyä, ja palvelupisteet voivat kutsua vuoronumeroita.
Keskeytetty — keskeyttää liittymisen tilapäisesti. Uudet liittymiset evätään, mutta kaikki jo odottavat säilyttävät paikkansa. Käytä tätä lyhyen tauon ajaksi tai kun haluat purkaa ruuhkan ennen kuin päästät lisää ihmisiä jonoon.
Suljettu — pysäyttää liittymisen kuten keskeytys, mutta viestii, että jono ei ota asiakkaita toistaiseksi. Odottavat vuoronumerot säilytetään sen sijaan, että ne peruttaisiin. Suljetun jonon avaaminen uudelleen on Adminin toiminto — palvelupiste ei voi avata sitä itse.

Kun jono on keskeytetty tai suljettu, odottava asiakas näkee vuoronumerossaan tilailmoituksen. Jonoon yrittävä asiakas näkee tilaa vastaavan viestin yleisen virheilmoituksen sijaan. Keskeytetty-viesti kertoo, että asiakkaan paikka säilyy ja jono jatkuu pian. Suljettu-viesti kertoo, että vuoronumero säilyy mutta sitä ei välttämättä palvella, ja pyytää asiakasta tarkistamaan tilanteen henkilöstöltä.

Tilan asettaminen:

Adminissa org-manager tai location-manager asettaa tilan (Aktiivinen / Keskeytetty / Suljettu) jonon muokkauslomakkeesta.
Palvelupisteellä henkilöstö voi vaihtaa aktiivisen ja keskeytetyn tilan välillä Keskeytä jono- ja Jatka jonoa -painikkeilla. Näin jonon voi keskeyttää hetkeksi poistumatta palvelupisteestä. Jono suljetaan ja avataan suljetusta tilasta Adminissa.

Tilan muutokset tulevat voimaan välittömästi ja lähetetään reaaliajassa jokaiselle yhteydessä olevalle palvelupisteelle, näytölle ja asiakkaalle.

Aukioloajat

Toimipisteen aukioloajat toimivat kaikkien sen jonojen aikaperusteisena rajoituksena. Kun toimipiste on määritettyjen aukioloaikojen ulkopuolella, liittymisyritykset hylätään “aukioloaikojen ulkopuolella” -viestillä, ja asiakkaan jononvalitsimessa näkyy tila “Suljettu — avautuu [aika]”. Palvelupiste ja näyttö näyttävät Suljettu (aukioloajat) -merkinnän.

Aukioloajat määritetään toimipisteelle (ei jonokohtaisesti) kohdassa Admin → [Toimipiste] → Aukioloajat:

Aikavyöhyke — IANA-aikavyöhyke (esim. Europe/Helsinki). Kaikki ajat lasketaan tässä aikavyöhykkeessä, kesäaika huomioiden.
Viikkoaikataulu — kunkin viikonpäivän avautumis- ja sulkeutumisajat. Päivä on kokonaan suljettu, jos sille ei ole määritetty aikaväliä. Päivälle voi määrittää useita aikavälejä esimerkiksi lounastaukoa varten: 08:00–12:00 ja 13:00–17:00.
Puoliyön ylittävät ajat — aikaväli, jonka sulkeutumisaika on puoliyön jälkeen (esim. perjantai 20:00–02:00), on tuettu. Syötä sulkeutumisaika tavallisena kellonaikana (02:00); kun sulkeutumisaika on sama tai aikaisempi kuin avautumisaika, muokkausnäkymä tulkitsee sen automaattisesti seuraavaksi päiväksi ja näyttää sulkeutumiskentän vieressä vihjeen seuraava päivä.

Päiväkohtaiset poikkeukset

Yksittäisten päivien poikkeukset (pyhäpäivät, erikoisajat) hallitaan aukioloaikojen muokkausnäkymän Päiväkohtaiset poikkeukset -osiossa:

Suljettu-poikkeus — merkitsee tietyn päivän kokonaan suljetuksi viikkoaikataulusta riippumatta (esim. yleinen vapaapäivä).
Mukautetut ajat -poikkeus — korvaa viikkoaikataulun tietylle päivälle eri aikaväleillä. Tietyn päivän sulkemispoikkeus menee edellisen päivän puoliyön ylittävän ajan edelle.

Poikkeukset näkyvät listana viikkoaikataulun alapuolella, ja niitä voi lisätä, muokata tai poistaa milloin tahansa.