Ajanvaraukset

Ajanvarauksella asiakkaat voivat varata palvelun ja ajan etukäteen. Henkilökunta palvelee varaukset samassa jonossa kuin ilman varausta saapuvat. Tässä oppaassa käydään läpi käyttöönotto, päivittäinen hallinta, asiakkaan ja henkilökunnan näkymät sekä rajoitukset.

Mitä ajanvaraukset ovat

Ajanvaraukset kuuluvat Pro-pakettiin. Paketit on kuvattu sivulla Laskutus ja paketit. Otat varaukset käyttöön jonokohtaisesti valinnalla Ota varaukset vastaan. Valinta on oletuksena pois päältä, jolloin asiakkaat eivät voi varata aikaa. Kun se on päällä, jono toimii yhdessä kahdesta tilasta:

• Varaukset ja ilman varausta saapuvat -tilassa varauksen tehneet ja ilman varausta saapuvat asiakkaat ovat samassa jonossa. Jonot ei myönnä jononumeroa, jos se viivästyttäisi varauksen tehnyttä asiakasta.
• Vain varaukset -tilassa jonoon pääsevät vain asiakkaat, joilla on varaus.

Ota ajanvaraukset käyttöön

Avaa toimipiste, siirry kohtaan Varausasetukset ja valitse jono. Organisaation ja toimipisteen hallinnoijat voivat muokata näitä asetuksia. Kun Pro-pakettisi päättyy, Jonot poistaa varaukset käytöstä. Vahvistetut varaukset säilyvät tallessa, ja ne voi yhä palvella tai perua, mutta palveluita, sääntöjä tai uusia varauksia ei voi lisätä.

1. Palvelut. Lisää kohdassa Palvelut jokainen palvelu, jonka asiakkaat voivat varata. Aseta Kesto 5–480 minuuttia viiden minuutin välein sekä halutessasi Valmisteluaika ja Siivousaika, kumpikin enintään 120 minuuttia. Valmistelu- ja siivousaika varaavat aikataulusta tilaa ennen varausta ja sen jälkeen. Jonolla voi olla enintään 100 palvelua, arkistoidut mukaan lukien.
2. Varaussäännöt. Aseta kohdassa Varaussäännöt Kapasiteetti (1–50 samanaikaisesti palveltavaa varausta), Varausaikaväli (1–365 päivää eteenpäin, oletus 30), Vähimmäisvarausaika (enintään 1 440 minuuttia, oletus 30) ja Saapumisen kirjaus alkaa ennen varattua aikaa (5–120 minuuttia, oletus 30). Ajat noudattavat toimipisteen aikavyöhykettä.
3. Varausehdot. Kirjoita kohdassa Varausehdot peruutus-, saapumatta jäämisen ja myöhästymisen ehdot (enintään 2 000 merkkiä). Tallenna luonnos ja julkaise se painikkeella Julkaise versio. Asiakas hyväksyy julkaistut ehdot varatessaan, ja olemassa oleva varaus säilyttää version, jonka asiakas hyväksyi. Ehdot ovat valinnaiset.
4. Varauskysymykset. Esitä kohdassa Varauskysymykset jokaisesta palvelusta enintään 5 aktiivista kysymystä. Kysymys on lyhyt teksti, valinta tai valintaruudut (2–10 vaihtoehtoa tai ei lainkaan, jolloin kyseessä on yksittäinen kyllä/ei-ruutu). Voit tehdä kysymyksestä pakollisen, kääntää sen toimipisteen kielille ja poistaa sen käytöstä. Asiakas, jonka kieltä et ole kääntänyt, näkee alkuperäisen tekstin. Kysymyksen tekstiä, tyyppiä ja vaihtoehtoja ei voi muuttaa lisäämisen jälkeen, joten poista se käytöstä ja lisää uusi. Käännöksiä voit edelleen muokata.
5. Toimipaikan tiedot. Kirjoita kohdassa Toimipaikan tiedot osoite (enintään 300 merkkiä) ja ennen saapumista luettavat ohjeet (enintään 1 000 merkkiä). Asiakkaat näkevät ne, ja Jonot lisää ne kalenterimerkintään. Molemmat ovat valinnaisia.
6. Estetyt päivät. Sulje kohdassa Estetyt päivät päivä varauksilta tai anna sille poikkeavat aukioloajat. Valitse päivä eilisestä vuoden päähän.
7. Saapumisapu. Ota kohdassa Saapumisapu käyttöön Tarjoa sijaintiin perustuva saapuminen, anna toimipaikan leveys- ja pituusaste ja aseta säde 25–1 000 metriä. Asiakas, joka sallii sijainnin käytön, voi sitten ilmoittautua saapuneeksi toimipaikan lähellä. Ilmoittautuminen käsin onnistuu aina.

Ota Ota varaukset vastaan käyttöön viimeisenä. Jonot luettelee puuttuvat asiat: vähintään yksi aktiivinen palvelu, viikoittaiset aukioloajat, kelvollinen aikavyöhyke ja vähintään 1 oleva kapasiteetti. Kun poistat varaukset käytöstä, jo vahvistetut varaukset säilyvät tallessa, kunnes niiden aika on ohi.

Muutos voi jättää olemassa olevat varaukset aukioloaikojen tai kapasiteetin ulkopuolelle, esimerkiksi lyhyempi päivä, pienempi kapasiteetti, pidempi palvelu tai estetty päivä. Silloin Jonot avaa näkymän Tarkista muutoksen kohteena olevat varaukset ja luettelee jokaisen muutoksen koskeman varauksen. Voit jokaisen kohdalla säilyttää varauksen, perua sen tai siirtää sen toiseen aikaan. Jonot ilmoittaa asiakkaalle sähköpostilla peruutuksesta tai siirrosta. Mikään ei muutu, ennen kuin valitset Ota päätökset käyttöön ja tallenna.

Hallitse varauksia

Avaa toimipisteessä Varaukset, niin näet yhden jonon varaukset päivältä tai viikolta. Näytä perutut lisää luetteloon perutut varaukset. Valitse varaus, niin näet sen tiedot. Sivulla näkyvät palvelu, aika, saapuminen, asiakkaan tiedot ja varaukselle lähetettäväksi asetettujen sähköpostien tila. Asiakkaan tiedot näkevät vain toimipisteen hallinnoijat.

• Siirrä varaus vaihtaa ajan. Henkilökunnan siirto ohittaa asiakkaan määräajan, vähimmäisvarausajan ja varausikkunan, mutta ei koskaan kapasiteettia, aukioloaikoja tai suljettua päivää. Asiakas saa muutosviestin uudesta ajasta.
• Peru varaus peruu varauksen, kun olet tarkistanut siihen tallennetut ehdot. Asiakas saa peruutusviestin sähköpostitse.
• Sulje varaukset tältä päivältä estää uudet varaukset yhdeltä päivältä, esimerkiksi pyhäpäivänä. Jo tehtyjä varauksia ei peruta, eikä ilman varausta saapuvia asiakkaita koske muutos. Jos päivälle jää varauksia, Jonot pyytää sinua säilyttämään tai perumaan jokaisen. Avaa varaukset uudelleen avaa päivän uudelleen.

Varaus, jolle ei ole kirjattu tulosta 7 päivää sen päättymisen jälkeen, suljetaan ilman lopputulosta. Se ei ole saapumatta jääminen. Jonot poistaa varauksen asiakastiedot, vastaukset ja ehtojen hyväksynnän 30 päivän säilytyssäännön mukaan, ja hallintalinkki lakkaa silloin toimimasta.

Asiakkaan näkymä

Asiakas valitsee jonon sivulla Varaa aika ja etenee seuraavasti:

1. Hän valitsee palvelun, päivän ja ajan. Ajat näytetään toimipaikan aikavyöhykkeellä.
2. Hän antaa nimen ja sähköpostiosoitteen. Puhelinnumero on valinnainen. Sen jälkeen hän vastaa varauskysymyksiin ja hyväksyy ehdot.
3. Hän syöttää 6-numeroisen koodin, jonka Jonot lähettää sähköpostilla. Jonot pitää valitun ajan varattuna 10 minuuttia, kun asiakas vahvistaa varauksen.
4. Hän näkee vahvistuksen, jossa on varausnumero ja yksityinen linkki varaussivulle. Varausnumero korvaa nimen toimipaikassa.

Sähköpostin linkki avaa varaussivun. Jokainen, jolla on linkki, voi muuttaa tai perua varauksen, joten sivu kehottaa asiakasta pitämään sen yksityisenä. Sivulla on seuraavat toiminnot:

• Lisää kalenteriin tallentaa ICS-kalenteritiedoston, jossa ovat aika, paikka ja varauslinkki.
• Vaihda aikaa valitsee toisen ajan viimeistään vähimmäisvarausajan verran ennen varauksen alkua. Jos ehdot ovat muuttuneet varauksen jälkeen, asiakas hyväksyy ensin voimassa olevat ehdot.
• Peru varaus peruu varauksen, kunnes tapaaminen alkaa. Kun henkilökunta on kutsunut asiakkaan, vain henkilökunta voi muuttaa varausta.
• Olen paikalla ilmoittaa asiakkaan saapuneeksi, kun ilmoittautuminen on avautunut. Kun saapumisapu on käytössä, asiakas voi jakaa sijaintinsa. Puhelin tarkistaa etäisyyden, eikä Jonot koskaan vastaanota tai säilytä sijaintia.

Jonot tallentaa kielen, jolla asiakas varasi, toimipisteen käyttöön ottamista kielistä. Varaussivu ja sähköpostit käyttävät sitä kieltä. Jonot lähettää vahvistuksen, muutosviestin, peruutusviestin ja muistutuksen noin 24 tuntia ennen varausta. Muistutus lähetetään vain varauksista, jotka on tehty tai joita on viimeksi siirretty vähintään vuorokautta etukäteen.

Palvelupisteellä

Palvelupisteen näkymä luettelee varaukset ja ilman varausta saapuvat kutsujärjestyksessä. Jokaisella varauksella on tila, kuten Ei vielä saapunut, Saapunut, Vuorossa nyt, Myöhässä tai Kutsuttu.

• Kutsu seuraava kutsuu ensin vuorossa olevat varaukset ja sitten ilman varausta saapuneet saapumisjärjestyksessä.
• Kutsu etuajassa kutsuu saapuneen asiakkaan ennen varattua aikaa. Jonot kieltäytyy, jos se viivästyttäisi toista varausta tai odottavaa ilman varausta saapunutta.
• Merkitse saapuneeksi merkitsee asiakkaan saapuneeksi, kun hän ei voi ilmoittautua itse. Kumoa saapuminen kumoaa merkinnän.
• Merkitse saapumatta jääneeksi… merkitsee saapumatta jäämisen. Jonot ei tee sitä koskaan itse. Voit merkitä varauksen, joka on myöhässä vähintään 5 minuuttia eikä ole saapunut, tai kutsutun asiakkaan, joka ei vastannut.
• Vaihda aika… siirtää varauksen toiseen vapaaseen aikaan. Jonot lähettää asiakkaalle sähköpostin.
• Hae varaus hakee päivän varauksen tämän jonon osalta varausnumerolla tai nimellä.
• Sulje varaukset tältä päivältä estää uudet varaukset kuluvalta päivältä. Olemassa olevat varaukset palvellaan edelleen.

Näyttö ja kioski

Näyttö näyttää varaukset varaustunnuksella kohdissa Seuraavaksi ja Viimeksi kutsutut. Kohdassa Seuraavaksi näkyy lisäksi arvioitu aika, kun varaus myöhästyy vähintään 5 minuuttia, ja usean jonon taulussa huomautus varausten myöhästymisestä. Kohdassa Viimeksi kutsutut näkyy kutsusta kulunut aika. Kioski ei ota vastaan varauksia. Kun asiakas yrittää liittyä vain varauksilla toimivaan jonoon verkkoyhteydellä toimivalla kioskilla, kioski näyttää viestin, että jono ottaa vastaan vain varauksia, eikä se anna jononumeroa.

Rajoitukset

• Jonot ei kerää maksuja eikä ennakkomaksuja. Ehdoissa voi mainita maksuja, mutta Jonot ei laske eikä veloita niitä. Hoidat maksut Jonotin ulkopuolella.
• Varaaminen ja varausten hallinta vaativat internetyhteyden. Host-lähiverkko- ja offline-tila eivät kata varaamista. Ilman varausta saapuvien palvelu jatkuu offline-tilassa yhdistetyn Hostin kautta, myös varauksia ottavissa jonoissa, ja palvelupiste näyttää varaustiedot vain luettavina, kunnes yhteys palaa.
• Jonot ei synkronoi Google Kalenterin tai Outlookin kanssa. Asiakkaat lisäävät varauksen ICS-tiedostolla.
• Jonot lähettää varausviestit vain sähköpostilla. Tekstiviestejä ei ole.