Reservas

Com as reservas, os clientes reservam um serviço e uma hora com antecedência. A equipe atende essas reservas junto com os clientes sem reserva, na mesma fila. Este guia explica a configuração, a gestão diária, o que clientes e equipe veem e os limites.

O que são as reservas

As reservas estão incluídas no plano Pro. Veja os planos em Faturamento e planos. Você ativa as reservas em cada fila separadamente com Aceitar reservas. A opção vem desativada por padrão e, nesse caso, os clientes não podem reservar uma hora. Quando está ativada, a fila funciona em um de dois modos:

Reservas e clientes sem reserva significa que clientes com reserva e clientes sem reserva compartilham uma fila. O Jonot recusa uma senha sem reserva que atrasaria um cliente com reserva.
Apenas reservas significa que só entram na fila os clientes com uma reserva.

Configure as reservas

Abra o local, vá para Configurações de reservas e escolha a fila. Gerentes da organização e gerentes do local podem editar estas configurações. Se o seu plano Pro terminar, o Jonot desativa as reservas. As reservas confirmadas permanecem registradas e ainda podem ser atendidas ou canceladas, mas você não pode adicionar serviços, regras nem novas reservas.

Serviços. Em Serviços, adicione cada serviço que os clientes podem reservar. Defina a Duração de 5 a 480 minutos, em passos de 5, e, se quiser, um Tempo de preparação e um Tempo de limpeza de até 120 minutos cada. O tempo de preparação e de limpeza bloqueia a agenda antes e depois de cada reserva. Uma fila pode ter até 100 serviços, incluindo os arquivados.
Regras de reserva. Em Regras de reserva, defina a Capacidade (de 1 a 50 reservas atendidas ao mesmo tempo), o Horizonte de reserva (de 1 a 365 dias de antecedência, 30 por padrão), a Antecedência mínima (até 1440 minutos, 30 por padrão) e O check-in abre antes do horário reservado (de 5 a 120 minutos, 30 por padrão). As horas seguem o fuso horário do local.
Termos da reserva. Em Termos da reserva, escreva os seus termos de cancelamento, não comparecimento e atraso (até 2000 caracteres). Salve um rascunho e depois use Publicar versão. Os clientes aceitam os termos publicados ao reservar, e uma reserva existente mantém a versão que o cliente aceitou. Os termos são opcionais.
Perguntas da reserva. Em Perguntas da reserva, faça até 5 perguntas ativas por serviço. Uma pergunta é de texto curto, de escolha ou de caixas de seleção (de 2 a 10 opções, ou nenhuma para uma única caixa de sim/não). Você pode tornar uma pergunta obrigatória, traduzi-la para cada idioma do local e retirá-la. Um cliente que usa um idioma que você não traduziu vê o texto original. O texto, o tipo e as opções de uma pergunta não podem ser alterados depois de adicionada, então retire-a e adicione uma nova. As traduções continuam editáveis.
Dados do local. Em Detalhes do local, informe um endereço (até 300 caracteres) e instruções para ler antes da chegada (até 1000 caracteres). Os clientes veem ambos, e o Jonot os adiciona à entrada do calendário. Os dois são opcionais.
Datas bloqueadas. Em Datas bloqueadas, feche uma data para reservas ou dê a ela outro horário. Escolha uma data de ontem até um ano à frente.
Assistência de chegada. Em Assistência à chegada, ative Oferecer chegada assistida por localização, informe a latitude e a longitude do local e defina um raio de 25 a 1000 metros. Um cliente que permite o acesso à localização pode então registrar a chegada perto do local. Registrar a chegada manualmente sempre funciona.

Ative Aceitar reservas por último. O Jonot lista o que falta: pelo menos um serviço ativo, o horário de funcionamento semanal, um fuso horário válido e uma capacidade de pelo menos 1. Quando você desativa as reservas, as já confirmadas permanecem registradas até a hora passar.

Uma alteração pode deixar reservas existentes fora do horário de funcionamento ou da capacidade, por exemplo um dia mais curto, uma capacidade menor, um serviço mais longo ou uma data bloqueada. Nesse caso, o Jonot abre Rever as reservas afetadas e lista cada reserva afetada. Para cada uma, você escolhe mantê-la, cancelá-la ou movê-la para outra hora. O Jonot avisa o cliente por e-mail sobre um cancelamento ou uma mudança. Nada muda até você escolher Aplicar decisões e guardar.

Gerencie as reservas

Abra Reservas no local para ver um dia ou uma semana de reservas de uma fila. Mostrar canceladas adiciona as reservas canceladas à lista. Selecione uma reserva para ver a página de detalhes. A página mostra o serviço, a hora, a chegada, os dados do cliente e o estado dos e-mails que o Jonot enfileirou para a reserva. Só quem gerencia o local vê os dados do cliente.

Mover reserva altera a hora. Uma mudança feita pela equipe ignora o prazo do cliente, a antecedência mínima e a janela de reserva, mas nunca a capacidade, o horário de funcionamento ou um dia fechado. O cliente recebe um e-mail de alteração com a nova hora.
Cancelar reserva cancela a reserva depois de você verificar os termos registrados para ela. O cliente recebe um e-mail de cancelamento.
Fechar as reservas deste dia interrompe novas reservas por um dia, por exemplo um feriado. As reservas já feitas não são canceladas, e os clientes sem reserva não são afetados. Se restarem reservas nesse dia, o Jonot pede que você mantenha ou cancele cada uma. Reabrir reservas reabre o dia.

Uma reserva sem resultado registrado 7 dias depois do seu fim é encerrada sem resultado. Isso não é um não comparecimento. O Jonot apaga os dados do cliente, as respostas e a aceitação dos termos de uma reserva conforme uma regra de retenção de 30 dias, e depois disso o link de gestão deixa de funcionar.

A visão do cliente

Na página da fila, o cliente escolhe Reservar uma hora e segue estes passos:

Escolhe um serviço, uma data e uma hora. As horas aparecem no fuso horário do local.
Informa o nome e o e-mail. O telefone é opcional. Depois responde às suas perguntas da reserva e aceita os termos.
Digita o código de 6 dígitos que o Jonot envia por e-mail. O Jonot mantém a hora escolhida por 10 minutos enquanto o cliente confirma.
Lê a confirmação, que mostra o número da reserva e um link privado para a página da reserva. No local, o número da reserva substitui o nome.

O link do e-mail abre a página da reserva. Qualquer pessoa com o link pode alterar ou cancelar a reserva, por isso a página pede ao cliente que o mantenha privado. A página oferece estas ações:

Adicionar ao calendário salva um arquivo de calendário ICS com a hora, o local e o link da reserva.
Alterar a hora escolhe outra hora, até a antecedência mínima antes do início da reserva. Se os termos mudaram desde a reserva, o cliente aceita primeiro os termos atuais.
Cancelar reserva cancela a reserva até o compromisso começar. Depois que a equipe chama o cliente, só a equipe pode alterar a reserva.
Já cheguei registra a chegada do cliente quando o registro de chegada está aberto. Com a assistência de chegada ativada, o cliente pode compartilhar a localização. O telefone verifica a distância, e o Jonot nunca recebe nem guarda a localização.

O Jonot registra o idioma em que o cliente reservou, entre os idiomas ativados no seu local. A página da reserva e os e-mails usam esse idioma. O Jonot envia uma confirmação, um aviso de alteração, um aviso de cancelamento e um lembrete cerca de 24 horas antes da reserva. O lembrete só é enviado para reservas feitas ou movidas pela última vez com pelo menos um dia de antecedência.

No balcão

O balcão lista as reservas junto com os clientes sem reserva, na ordem de chamada. Cada reserva mostra um estado, como Ainda não chegou, Chegou, Agora é a vez, Atrasado ou Chamado.

Chamar o próximo chama primeiro as reservas na hora e depois os clientes sem reserva por ordem de chegada.
Chamar antecipadamente chama um cliente que já chegou antes da hora reservada. O Jonot recusa se isso atrasar outra reserva ou um cliente sem reserva que aguarda.
Marcar como chegou marca um cliente como chegado quando ele não consegue registrar a chegada sozinho. Anular chegada desfaz isso.
Marcar como não compareceu… marca um não comparecimento. O Jonot nunca faz isso sozinho. Você pode marcar uma reserva com pelo menos 5 minutos de atraso e sem chegada, ou um cliente que você chamou e que não respondeu.
Alterar a hora… move uma reserva para outra hora livre. O Jonot envia um e-mail ao cliente.
Procurar reserva encontra a reserva de hoje nesta fila pelo número da reserva ou pelo nome.
Fechar reservas para hoje interrompe novas reservas para hoje. As reservas existentes continuam sendo atendidas.

Tela e quiosque

A tela mostra as reservas com um selo de reserva em A seguir e Chamados recentemente. Em A seguir mostra também a hora estimada quando uma reserva está atrasada em pelo menos 5 minutos, e o painel de várias filas mostra um aviso quando as reservas estão atrasadas. Chamados recentemente mostra o tempo desde a chamada. O quiosque não aceita reservas. Se um cliente tentar entrar em uma fila só com reservas em um quiosque online, o quiosque mostra uma mensagem de que a fila aceita apenas reservas e não emite senha.

Limites

O Jonot não cobra pagamentos nem sinais. Os seus termos podem indicar taxas, mas o Jonot não as calcula nem as cobra. Você trata das taxas fora do Jonot.
Reservar e gerenciar reservas exige conexão com a internet. A LAN do Host e o modo offline não cobrem a reserva. O atendimento a clientes sem reserva continua offline por meio de um Host conectado, inclusive em filas que aceitam reservas, e o balcão mostra os dados de reservas somente para leitura até a conexão voltar.
O Jonot não sincroniza com o Google Agenda nem com o Outlook. Os clientes adicionam uma reserva com o arquivo ICS.
O Jonot envia as mensagens de reserva apenas por e-mail. Não há SMS.