Reservierungen

Mit Reservierungen buchen Kunden eine Leistung und einen Termin im Voraus. Ihr Team bedient diese Buchungen in derselben Warteschlange wie die Laufkundschaft. Diese Anleitung behandelt die Einrichtung, die tägliche Verwaltung, die Ansichten von Kunden und Team sowie die Grenzen.

Was Reservierungen sind

Reservierungen sind im Pro-Tarif enthalten. Die Tarife finden Sie unter Abrechnung und Tarife. Sie schalten Reservierungen für jede Warteschlange einzeln mit Reservierungen annehmen ein. Die Option ist standardmäßig aus, dann können Kunden keinen Termin buchen. Ist sie an, arbeitet die Warteschlange in einem von zwei Modi:

• Reservierungen und Laufkundschaft bedeutet, dass Kunden mit Buchung und Laufkundschaft dieselbe Warteschlange nutzen. Jonot lehnt ein Walk-in-Ticket ab, das einen gebuchten Kunden verzögern würde.
• Nur Reservierungen bedeutet, dass nur Kunden mit einer Buchung der Warteschlange beitreten.

Reservierungen einrichten

Öffnen Sie den Standort, wechseln Sie zu Reservierungseinstellungen und wählen Sie die Warteschlange. Org-Manager und Standort-Manager können diese Einstellungen bearbeiten. Endet Ihr Pro-Tarif, schaltet Jonot Reservierungen aus. Bestätigte Buchungen bleiben gespeichert und können weiterhin bedient oder storniert werden, aber Sie können keine Services, Regeln oder neuen Buchungen hinzufügen.

1. Services. Fügen Sie unter Services jede Leistung hinzu, die Kunden buchen können. Legen Sie die Dauer von 5 bis 480 Minuten in 5-Minuten-Schritten fest, optional dazu Vorbereitungszeit und Aufräumzeit von jeweils bis zu 120 Minuten. Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit blockieren den Zeitplan vor und nach jeder Buchung. Eine Warteschlange kann bis zu 100 Services haben, archivierte eingeschlossen.
2. Buchungsregeln. Legen Sie unter Buchungsregeln die Kapazität (1 bis 50 gleichzeitig bediente Buchungen), den Buchungszeitraum (1 bis 365 Tage im Voraus, standardmäßig 30), die Mindestvorlauf (bis zu 1.440 Minuten, standardmäßig 30) und Check-in beginnt vor der gebuchten Zeit (5 bis 120 Minuten, standardmäßig 30) fest. Die Zeiten folgen der Zeitzone des Standorts.
3. Buchungsbedingungen. Schreiben Sie unter Buchungsbedingungen Ihre Bedingungen zu Stornierung, Nichterscheinen und Verspätung (bis zu 2.000 Zeichen). Speichern Sie einen Entwurf und verwenden Sie dann Version veröffentlichen. Kunden akzeptieren die veröffentlichten Bedingungen bei der Buchung, und eine bestehende Buchung behält die Version, die der Kunde akzeptiert hat. Bedingungen sind optional.
4. Buchungsfragen. Stellen Sie unter Buchungsfragen pro Service bis zu 5 aktive Fragen. Eine Frage ist ein Kurztext, eine Auswahl oder Kontrollkästchen (2 bis 10 Optionen, oder keine für ein einzelnes Ja/Nein-Kästchen). Sie können eine Frage zur Pflicht machen, sie in jede Sprache des Standorts übersetzen und sie ausblenden. Kunden, deren Sprache Sie nicht übersetzt haben, sehen den Originaltext. Text, Typ und Auswahlmöglichkeiten einer Frage lassen sich nach dem Hinzufügen nicht mehr ändern; blenden Sie sie aus und fügen Sie eine neue hinzu. Die Übersetzungen können Sie weiterhin bearbeiten.
5. Standortdetails. Geben Sie unter Angaben zum Standort eine Adresse (bis zu 300 Zeichen) und Hinweise für die Zeit vor der Ankunft (bis zu 1.000 Zeichen) ein. Kunden sehen beides, und Jonot fügt es dem Kalendereintrag hinzu. Beides ist optional.
6. Gesperrte Tage. Sperren Sie unter Gesperrte Tage einen Tag für Buchungen oder geben Sie ihm andere Zeiten. Wählen Sie ein Datum von gestern bis ein Jahr im Voraus.
7. Ankunftshilfe. Schalten Sie unter Ankunftsunterstützung die Option Standortgestützte Ankunft anbieten ein, geben Sie Breiten- und Längengrad des Standorts ein und legen Sie einen Radius von 25 bis 1.000 Metern fest. Kunden, die den Standortzugriff erlauben, können dann in der Nähe einchecken. Das Einchecken von Hand funktioniert immer.

Schalten Sie Reservierungen annehmen zuletzt ein. Jonot listet auf, was fehlt: mindestens ein aktiver Service, wöchentliche Öffnungszeiten, eine gültige Zeitzone und eine Kapazität von mindestens 1. Schalten Sie Reservierungen aus, bleiben bereits bestätigte Buchungen gespeichert, bis ihr Termin vorbei ist.

Eine Änderung kann dazu führen, dass bestehende Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten oder der Kapazität liegen, zum Beispiel durch einen kürzeren Tag, eine geringere Kapazität, einen längeren Service oder einen gesperrten Tag. Dann öffnet Jonot Betroffene Buchungen prüfen und listet jede betroffene Buchung auf. Für jede entscheiden Sie, ob Sie sie behalten, stornieren oder auf einen anderen Termin verschieben. Jonot benachrichtigt den Kunden per E-Mail über eine Stornierung oder Verschiebung. Es ändert sich nichts, bevor Sie Entscheidungen anwenden und speichern wählen.

Buchungen verwalten

Öffnen Sie Buchungen im Standort, um einen Tag oder eine Woche an Buchungen einer Warteschlange zu sehen. Stornierte anzeigen blendet stornierte Buchungen in die Liste ein. Wählen Sie eine Buchung, um ihre Detailseite zu öffnen. Die Seite zeigt Service, Termin, Ankunft, Kundendaten und den Status der E-Mails, die Jonot für die Buchung vorgemerkt hat. Die Kundendaten sehen nur Personen, die den Standort verwalten.

• Buchung verschieben ändert den Termin. Eine Verschiebung durch das Team ignoriert die Kundenfrist, die Mindestvorlaufzeit und das Buchungsfenster, aber nie die Kapazität, die Öffnungszeiten oder einen gesperrten Tag. Der Kunde erhält eine Änderungs-E-Mail mit dem neuen Termin.
• Buchung stornieren storniert die Buchung, nachdem Sie die dafür gespeicherten Bedingungen geprüft haben. Der Kunde erhält eine Stornierungs-E-Mail.
• Buchungen für diesen Tag schließen stoppt neue Buchungen für einen Tag, zum Beispiel an einem Feiertag. Bereits getätigte Buchungen werden nicht storniert, und Laufkundschaft ist nicht betroffen. Bleiben Buchungen an diesem Tag, fragt Jonot, ob Sie jede behalten oder stornieren. Buchungen wieder öffnen öffnet den Tag wieder.

Eine Buchung ohne erfasstes Ergebnis wird 7 Tage nach ihrem Ende ohne Ergebnis geschlossen. Das ist kein Nichterscheinen. Jonot löscht Kundendaten, Antworten und die Bestätigung der Bedingungen einer Buchung nach einer Aufbewahrungsfrist von 30 Tagen, danach funktioniert der Verwaltungslink nicht mehr.

Die Sicht des Kunden

Auf der Seite der Warteschlange wählt der Kunde Termin buchen und durchläuft diese Schritte:

1. Er wählt Service, Datum und Uhrzeit. Die Zeiten erscheinen in der Zeitzone des Standorts.
2. Er gibt Namen und E-Mail-Adresse ein. Die Telefonnummer ist optional. Dann beantwortet er Ihre Buchungsfragen und akzeptiert die Bedingungen.
3. Er gibt den 6-stelligen Code ein, den Jonot ihm per E-Mail sendet. Jonot hält die gewählte Zeit 10 Minuten lang frei, während der Kunde bestätigt.
4. Er sieht die Bestätigung mit der Buchungsnummer und einem privaten Link zur Buchungsseite. Am Standort ersetzt die Buchungsnummer den Namen.

Der Link aus der E-Mail öffnet die Buchungsseite. Jeder, der den Link hat, kann die Buchung ändern oder stornieren, deshalb bittet die Seite den Kunden, ihn privat zu halten. Die Seite bietet diese Aktionen:

• Zum Kalender hinzufügen speichert eine ICS-Kalenderdatei mit Zeit, Ort und Buchungslink.
• Zeit ändern wählt einen anderen Termin, bis zur Mindestvorlaufzeit vor Beginn der Buchung. Haben sich die Bedingungen seit der Buchung geändert, akzeptiert der Kunde zuerst die aktuellen Bedingungen.
• Buchung stornieren storniert die Buchung, bis der Termin beginnt. Nachdem das Team den Kunden aufgerufen hat, kann nur noch das Team die Buchung ändern.
• Ich bin da checkt den Kunden ein, sobald das Einchecken geöffnet ist. Ist die Ankunftshilfe aktiv, kann der Kunde stattdessen den Standort freigeben. Das Telefon prüft die Entfernung, und Jonot erhält oder speichert den Standort nie.

Jonot erfasst die Sprache, in der der Kunde gebucht hat, aus den Sprachen, die Ihr Standort aktiviert hat. Die Buchungsseite und die E-Mails verwenden diese Sprache. Jonot sendet eine Bestätigung, eine Änderungsmitteilung, eine Stornierungsmitteilung und etwa 24 Stunden vor der Buchung eine Erinnerung. Die Erinnerung geht nur für Buchungen hinaus, die mindestens einen Tag im Voraus gebucht oder zuletzt verschoben wurden.

Am Schalter

Der Schalter listet Buchungen neben der Laufkundschaft in Aufrufreihenfolge. Jede Buchung zeigt einen Status, etwa Noch nicht eingetroffen, Eingetroffen, Jetzt dran, Verspätet oder Aufgerufen.

• Nächsten aufrufen ruft zuerst die fälligen Buchungen auf, danach die Laufkunden in der Reihenfolge ihres Eintreffens.
• Früher aufrufen ruft einen bereits angekommenen Kunden vor dem gebuchten Termin auf. Jonot lehnt das ab, wenn es eine andere Buchung oder einen wartenden Laufkunden verzögern würde.
• Als angekommen markieren markiert einen Kunden als angekommen, wenn er nicht selbst einchecken kann. Ankunft rückgängig machen macht das rückgängig.
• Als nicht erschienen markieren… markiert ein Nichterscheinen. Jonot tut das nie von selbst. Sie können eine Buchung markieren, die mindestens 5 Minuten überfällig und nicht angekommen ist, oder einen aufgerufenen Kunden, der nicht reagiert hat.
• Zeit ändern… verschiebt eine Buchung auf einen anderen freien Termin. Jonot schickt dem Kunden eine E-Mail.
• Buchung suchen findet die heutige Buchung in dieser Warteschlange über Buchungsnummer oder Namen.
• Buchungen für heute schließen stoppt neue Buchungen für heute. Bestehende Buchungen werden weiterhin bedient.

Anzeige und Kiosk

Die Anzeige zeigt Buchungen unter Als Nächstes und Zuletzt aufgerufen mit einer Buchungskennzeichnung. Unter Als Nächstes erscheint zusätzlich die geschätzte Zeit, wenn eine Buchung mindestens 5 Minuten im Verzug ist, und auf der Tafel für mehrere Warteschlangen ein Hinweis, wenn Buchungen im Verzug sind. Unter Zuletzt aufgerufen erscheint die Zeit seit dem Aufruf. Der Kiosk nimmt keine Buchungen entgegen. Versucht ein Kunde, einer reinen Reservierungs-Warteschlange an einem Kiosk mit Internetverbindung beizutreten, zeigt dieser die Meldung, dass die Warteschlange nur Buchungen annimmt, und gibt kein Ticket aus.

Grenzen

• Jonot zieht keine Zahlungen oder Anzahlungen ein. Ihre Bedingungen können Gebühren nennen, aber Jonot berechnet sie weder noch erhebt es sie. Gebühren regeln Sie außerhalb von Jonot.
• Buchen und das Verwalten von Buchungen brauchen eine Internetverbindung. Host-LAN und Offline-Modus decken das Buchen nicht ab. Der Betrieb für Laufkundschaft läuft offline über einen verbundenen Host weiter, auch in Warteschlangen mit Reservierungen, und der Schalter zeigt Reservierungsdaten schreibgeschützt an, bis die Verbindung zurückkehrt.
• Jonot synchronisiert nicht mit Google Kalender oder Outlook. Kunden übernehmen eine Buchung mit der ICS-Datei.
• Jonot sendet Buchungsnachrichten nur per E-Mail. SMS gibt es nicht.