Gérer les absences

Une absence survient lorsque le ticket d’un client est appelé mais qu’il ne se présente pas au guichet. Le guichet dispose de deux actions distinctes — Passer (report rappelable) et Absent (confirmation terminale) — afin que vous puissiez choisir le résultat approprié sans écarter définitivement un client qui pourrait encore revenir.

Deux façons de gérer un tour manqué

Passer — reporter le ticket (rappelable)

Lorsqu’un ticket est à l’état CALLED et que le client est absent :

1. Appuyez sur Passer au guichet. Saisissez éventuellement un motif (stocké comme note sur le ticket, visible par le personnel dans la vue de recherche).
2. Le ticket passe à l’état SKIPPED — un report rappelable, pas un état terminal.
3. L’écran du client se met à jour pour indiquer qu’il a été passé, avec des options pour attendre un rappel ou rejoindre à nouveau.
4. Appuyez sur Appeler le suivant pour servir le client suivant.

Les tickets passés restent actifs. Le client peut toujours être rappelé (voir ci-dessous), ou peut annuler sa place et rejoindre en fin de file. Son abonnement aux notifications push reste actif, de sorte qu’un rappel → appel push l’atteigne même si la page du ticket est fermée.

Absence — confirmer l’absence (terminal)

Lorsque vous êtes certain que le client est parti et ne reviendra pas :

1. Appuyez sur Absent au guichet (disponible pour les tickets CALLED et SKIPPED).
2. Le ticket passe à l’état NO_SHOW — un état terminal distinct, comptabilisé séparément dans les analyses.
3. L’écran du client indique qu’il a été marqué comme non présent.

NO_SHOW est un résultat terminal : il est comptabilisé séparément dans vos analyses et le ticket sort du flux d’attente et de rappel actif. Ce n’est cependant pas une impasse — si le client se présente finalement, vous pouvez toujours le rappeler depuis le panneau Appelés récemment (voir ci-dessous). Son abonnement push est conservé afin que cet appel l’atteigne malgré tout.

Rappeler un client passé

Si un client passé revient avant que vous ne le marquiez absent :

1. Recherchez son ticket par numéro à l’aide du lien Rechercher dans le guichet.
2. Appuyez sur Replacer dans la file — le ticket revient à WAITING et se place en tête de file (heure d’arrivée d’origine préservée).
3. Son écran client se met à jour automatiquement. S’il avait activé les notifications push, il en reçoit une lorsque le guichet l’appelle ensuite.

Vous pouvez aussi utiliser Appeler le suivant — si ce guichet a précédemment appelé le client passé, le bouton de rappel le réannonce sans perturber les autres guichets.

Note

Appuyez sur Rappeler (ou le raccourci clavier R) au guichet pour réannoncer le ticket CALLED actuel sur l’écran sans le passer — utile lorsqu’un client n’a pas entendu son numéro.

Le panneau Appelés récemment

Un guichet à file unique affiche un panneau Appelés récemment listant les tickets qu’il a appelés le plus récemment — chaque ligne porte le numéro de ticket, le nom du client (lorsqu’il est renseigné), depuis combien de temps il a été appelé, et une pastille de résultat (Appelé, Terminé, Passé, ou Absent ).

Chaque ligne dont le ticket est encore récupérable a un bouton Rappeler, et ce qu’il fait dépend du résultat de cette ligne :

• Un ticket toujours CALLED est réannoncé sur l’écran — le flash et le signal sonore se déclenchent à nouveau et l’état ne change pas.
• Un ticket SKIPPED ou NO_SHOW est rappelé au guichet — il revient à CALLED et le client est notifié à nouveau. C’est le moyen le plus rapide de faire revenir un client lorsqu’il réapparaît peu après avoir été passé ou marqué absent, sans avoir à rechercher son ticket par numéro.

Sur un guichet multi-files, le panneau est affiché sous une forme compacte — numéro, heure, et résultat uniquement, sans le nom du client ni le bouton Rappeler.

Annuler (fenêtre de 5 secondes)

Après avoir appuyé sur Terminer et garder, Passer, ou Absent, un bref bouton Annuler apparaît pendant environ 5 secondes. Appuyer dessus restaure le ticket à l’état CALLED afin que vous puissiez corriger une action accidentelle.

Quand passer plutôt que marquer absent

• Passer lorsque vous voulez continuer à servir la file d’attente mais pourriez rappeler le client — il est temporairement absent mais pourrait revenir.
• Absent lorsque vous êtes certain que le client est parti ou ne se présentera pas. Le ticket est comptabilisé comme absence dans vos analyses et sort du flux d’attente et de rappel automatique — bien que vous puissiez toujours le rappeler manuellement depuis le panneau Appelés récemment s’il réapparaît.
• Si vous voulez laisser plus de temps au client, attendez avant d’appuyer sur l’un ou l’autre bouton — le guichet conserve le ticket CALLED jusqu’à ce que vous agissiez.

Appeler un client différent directement

Si un client différent est présent au guichet (sans avoir été appelé), recherchez son ticket dans la Liste d’attente et appelez-le directement. Plusieurs tickets peuvent être à l’état CALLED simultanément — appeler un ticket spécifique ne nécessite pas de terminer ou de passer d’abord un ticket appelé existant.