Gérer les absences

Une absence survient lorsque le personnel appelle un ticket, mais que le client ne se présente pas au guichet. Utilisez Passer si vous pensez rappeler le client plus tard. Utilisez Absent si vous avez confirmé son absence.

Deux façons de gérer un tour manqué

Passer — reporter le ticket (rappelable)

Lorsqu’un ticket est à l’état CALLED et que le client est absent :

1. Appuyez sur Passer au guichet. Vous pouvez saisir un motif. Jonot l’enregistre comme une note visible par le personnel dans la vue de recherche.
2. Le ticket passe à l’état SKIPPED. Cet état n’est pas définitif : le personnel peut rappeler le client plus tard.
3. L’écran du client se met à jour pour indiquer qu’il a été passé, avec des options pour attendre un rappel ou rejoindre à nouveau.
4. Appuyez sur Appeler le suivant pour servir le client suivant.

Les tickets passés restent actifs. Le personnel peut rappeler le client comme indiqué ci-dessous. Le client peut aussi annuler sa place et rejoindre la fin de la file. Les notifications push restent actives : après le rappel et le nouvel appel, le client reçoit une notification même si sa page est fermée.

Absence — confirmer l’absence (terminal)

Lorsque vous êtes certain que le client est parti et ne reviendra pas :

1. Appuyez sur Absent au guichet (disponible pour les tickets CALLED et SKIPPED).
2. Le ticket passe à l’état NO_SHOW. Cet état est définitif et comptabilisé séparément dans les analyses.
3. L’écran du client indique qu’il a été marqué comme non présent.

NO_SHOW est un état définitif. Le ticket sort du flux normal d’attente et de rappel, et les analyses le comptent séparément. Si le client arrive plus tard, vous pouvez encore l’appeler depuis le panneau Appelés récemment décrit ci-dessous. Sa notification push reste active pour cet appel.

Rappeler un client passé

Si un client passé revient avant que vous ne le marquiez absent :

1. Recherchez son ticket par numéro à l’aide du lien Rechercher dans le guichet.
2. Appuyez sur Replacer dans la file. Le ticket revient à l’état WAITING en tête de file et conserve son heure d’arrivée initiale.
3. Son écran client se met à jour automatiquement. S’il avait activé les notifications push, il en reçoit une lorsque le guichet l’appelle ensuite.

Vous pouvez aussi utiliser Appeler le suivant — si ce guichet a précédemment appelé le client passé, le bouton de rappel le réannonce sans perturber les autres guichets.

Note

Appuyez sur Rappeler (ou le raccourci clavier R) au guichet pour réannoncer le ticket CALLED actuel sur l’écran sans le passer — utile lorsqu’un client n’a pas entendu son numéro.

Le panneau Appelés récemment

Un guichet à file unique affiche un panneau Appelés récemment avec ses derniers appels. Chaque ligne indique le numéro du ticket, le nom du client s’il est renseigné, le temps écoulé depuis l’appel et une pastille de résultat (Appelé, Terminé, Passé, ou Absent ).

Chaque ligne dont le ticket est encore récupérable a un bouton Rappeler, et ce qu’il fait dépend du résultat de cette ligne :

• Un ticket toujours CALLED est annoncé de nouveau sur l’écran. Le flash et le signal sonore se déclenchent encore une fois, mais l’état ne change pas.
• Un ticket SKIPPED ou NO_SHOW est rappelé au guichet. Il revient à CALLED et le client reçoit une nouvelle notification. Utilisez cette option si le client arrive peu après avoir été passé ou marqué absent. Vous n’avez pas besoin de rechercher son numéro.

Sur un guichet multi-files, le panneau affiche uniquement le numéro, l’heure et le résultat. Il n’affiche ni le nom du client ni le bouton Rappeler.

Annuler (fenêtre de 5 secondes)

Après avoir appuyé sur Terminer et garder, Passer, ou Absent, un bref bouton Annuler apparaît pendant environ 5 secondes. Appuyer dessus restaure le ticket à l’état CALLED afin que vous puissiez corriger une action accidentelle.

Quand passer plutôt que marquer absent

• Utilisez Passer si le client est temporairement absent et que vous pourriez le rappeler plus tard.
• Utilisez Absent si vous êtes certain que le client est parti ou ne se présentera pas. Les analyses comptent le ticket comme une absence et il sort du flux normal d’attente et de rappel. Vous pouvez encore appeler le client depuis le panneau Appelés récemment s’il revient.
• Si vous voulez laisser plus de temps au client, attendez avant d’appuyer sur l’un ou l’autre bouton — le guichet conserve le ticket CALLED jusqu’à ce que vous agissiez.

Appeler un client différent directement

Si un client différent est présent au guichet (sans avoir été appelé), recherchez son ticket dans la Liste d’attente et appelez-le directement. Plusieurs tickets peuvent être à l’état CALLED simultanément — appeler un ticket spécifique ne nécessite pas de terminer ou de passer d’abord un ticket appelé existant.