Réservations

Avec les réservations, les clients réservent à l’avance un service et un horaire. L’équipe prend en charge ces réservations à côté des clients sans réservation, dans la même file d’attente. Ce guide décrit la configuration, la gestion au quotidien, ce que voient les clients et l’équipe, ainsi que les limites.

Ce que sont les réservations

Les réservations sont incluses dans l’offre Pro. Consultez Facturation et offres pour les offres. Vous activez les réservations pour chaque file d’attente séparément avec Accepter les réservations. Cette option est désactivée par défaut, et les clients ne peuvent alors pas réserver d’horaire. Lorsqu’elle est activée, la file fonctionne dans l’un de deux modes :

Réservations et clients sans réservation signifie que les clients avec réservation et les clients sans réservation partagent une même file. Jonot refuse un ticket sans réservation qui retarderait un client ayant réservé.
Réservations uniquement signifie que seuls les clients ayant une réservation rejoignent la file.

Configurer les réservations

Ouvrez l’établissement, allez dans Paramètres des réservations et choisissez la file. Les gestionnaires d’organisation et les gestionnaires d’établissement peuvent modifier ces paramètres. Si votre offre Pro prend fin, Jonot désactive les réservations. Les réservations confirmées restent enregistrées et peuvent encore être prises en charge ou annulées, mais vous ne pouvez plus ajouter de services, de règles ni de nouvelles réservations.

Services. Dans Services, ajoutez chaque service que les clients peuvent réserver. Définissez la Durée de 5 à 480 minutes par pas de 5 et, si vous le souhaitez, un Temps de préparation et un Temps de nettoyage de 120 minutes au plus chacun. Les temps de préparation et de nettoyage bloquent le planning avant et après chaque réservation. Une file peut compter jusqu’à 100 services, services archivés compris.
Règles de réservation. Dans Règles de réservation, définissez la Capacité (de 1 à 50 réservations traitées en même temps), l’Horizon de réservation (de 1 à 365 jours à l’avance, 30 par défaut), le Préavis minimum (jusqu’à 1440 minutes, 30 par défaut) et L'enregistrement à l'arrivée s'ouvre avant l'heure réservée (de 5 à 120 minutes, 30 par défaut). Les horaires suivent le fuseau horaire de l’établissement.
Conditions de réservation. Dans Conditions de réservation, rédigez vos conditions d’annulation, d’absence et de retard (jusqu’à 2000 caractères). Enregistrez un brouillon, puis utilisez Publier la version. Les clients acceptent les conditions publiées au moment de réserver, et une réservation existante conserve la version que le client a acceptée. Les conditions sont facultatives.
Questions de réservation. Dans Questions de réservation, posez jusqu’à 5 questions actives par service. Une question est un texte court, un choix ou des cases à cocher (de 2 à 10 options, ou aucune pour une seule case oui/non). Vous pouvez rendre une question obligatoire, la traduire dans chaque langue de l’établissement et la retirer. Un client qui utilise une langue que vous n’avez pas traduite voit le texte d’origine. Le texte, le type et les options d’une question ne peuvent plus être modifiés après son ajout : retirez-la et ajoutez-en une nouvelle. Vous pouvez toujours modifier ses traductions.
Détails du lieu. Dans Informations sur le lieu, saisissez une adresse (jusqu’à 300 caractères) et des consignes à lire avant l’arrivée (jusqu’à 1000 caractères). Les clients voient les deux, et Jonot les ajoute à l’événement du calendrier. Les deux sont facultatifs.
Dates bloquées. Dans Dates bloquées, fermez une date aux réservations ou donnez-lui d’autres horaires. Choisissez une date d’hier jusqu’à un an à l’avance.
Aide à l’arrivée. Dans Aide à l’arrivée, activez Proposer l’arrivée assistée par la position, saisissez la latitude et la longitude du lieu et définissez un rayon de 25 à 1000 mètres. Un client qui autorise l’accès à sa position peut alors s’enregistrer à proximité du lieu. L’enregistrement manuel fonctionne toujours.

Activez Accepter les réservations en dernier. Jonot indique ce qui manque : au moins un service actif, les horaires d’ouverture hebdomadaires, un fuseau horaire valide et une capacité d’au moins 1. Lorsque vous désactivez les réservations, les réservations déjà confirmées restent enregistrées jusqu’à ce que leur heure soit passée.

Une modification peut laisser des réservations existantes en dehors des horaires d’ouverture ou de la capacité, par exemple une journée plus courte, une capacité réduite, un service plus long ou une date bloquée. Dans ce cas, Jonot ouvre Vérifier les réservations concernées et liste chaque réservation concernée. Pour chacune, vous choisissez de la conserver, de l’annuler ou de la déplacer à un autre horaire. Jonot prévient le client par e-mail d’une annulation ou d’un déplacement. Rien ne change tant que vous n’avez pas choisi Appliquer les décisions et enregistrer.

Gérer les réservations

Ouvrez Réservations dans l’établissement pour voir un jour ou une semaine de réservations d’une file. Afficher les annulées ajoute les réservations annulées à la liste. Sélectionnez une réservation pour afficher sa page de détail. La page montre le service, l’horaire, l’arrivée, les données du client et l’état des e-mails que Jonot a mis en file pour la réservation. Seules les personnes qui gèrent l’établissement voient les données du client.

Déplacer la réservation change l’horaire. Un déplacement effectué par l’équipe ignore le délai limite du client, le préavis minimal et la fenêtre de réservation, mais jamais la capacité, les horaires d’ouverture ni un jour fermé. Le client reçoit un e-mail de modification avec le nouvel horaire.
Annuler la réservation annule la réservation après que vous avez vérifié les conditions enregistrées pour elle. Le client reçoit un e-mail d’annulation.
Fermer les réservations pour ce jour arrête les nouvelles réservations pour une journée, par exemple un jour férié. Les réservations déjà faites ne sont pas annulées, et les clients sans réservation ne sont pas concernés. S’il reste des réservations ce jour-là, Jonot vous demande de conserver ou d’annuler chacune. Rouvrir les réservations rouvre la journée.

Une réservation sans issue enregistrée 7 jours après sa fin est clôturée sans issue. Ce n’est pas une absence. Jonot efface les données du client, les réponses et l’acceptation des conditions d’une réservation selon une règle de conservation de 30 jours, après quoi le lien de gestion cesse de fonctionner.

La vue du client

Sur la page de la file, le client choisit Réserver un horaire et suit ces étapes :

Il choisit un service, une date et un horaire. Les horaires sont affichés dans le fuseau horaire du lieu.
Il saisit son nom et son adresse e-mail. Le numéro de téléphone est facultatif. Il répond ensuite à vos questions de réservation et accepte les conditions.
Il saisit le code à 6 chiffres que Jonot lui envoie par e-mail. Jonot conserve l’horaire choisi pendant 10 minutes, le temps que le client confirme.
Il lit la confirmation, qui indique le numéro de réservation et un lien privé vers la page de la réservation. Sur place, le numéro de réservation remplace le nom.

Le lien de l’e-mail ouvre la page de la réservation. Toute personne qui possède le lien peut modifier ou annuler la réservation, c’est pourquoi la page demande au client de le garder privé. La page propose ces actions :

Ajouter à l’agenda enregistre un fichier de calendrier ICS avec l’horaire, le lieu et le lien de la réservation.
Modifier l'horaire choisit un autre horaire, jusqu’au préavis minimal avant le début de la réservation. Si les conditions ont changé depuis la réservation, le client accepte d’abord les conditions en vigueur.
Annuler la réservation annule la réservation jusqu’au début du rendez-vous. Une fois que l’équipe a appelé le client, seule l’équipe peut modifier la réservation.
Je suis là enregistre l’arrivée du client une fois l’enregistrement ouvert. Si l’aide à l’arrivée est activée, le client peut partager sa position à la place. Le téléphone vérifie la distance, et Jonot ne reçoit ni ne conserve jamais la position.

Jonot enregistre la langue dans laquelle le client a réservé, parmi les langues activées pour votre établissement. La page de la réservation et les e-mails utilisent cette langue. Jonot envoie une confirmation, un avis de modification, un avis d’annulation et un rappel environ 24 heures avant la réservation. Le rappel n’est envoyé que pour les réservations faites ou déplacées pour la dernière fois au moins un jour à l’avance.

Au guichet

Le guichet liste les réservations à côté des clients sans réservation, dans l’ordre d’appel. Chaque réservation affiche un statut, par exemple Pas encore arrivé, Arrivé, À son tour, En retard ou Appelé.

Appeler le suivant appelle d’abord les réservations dont l’heure est venue, puis les clients sans réservation dans l’ordre d’arrivée.
Appeler en avance appelle un client déjà arrivé avant l’horaire réservé. Jonot le refuse si cela retarde une autre réservation ou un client sans réservation en attente.
Marquer comme arrivée marque un client comme arrivé lorsqu’il ne peut pas s’enregistrer seul. Annuler l’arrivée annule cette action.
Marquer comme absent… marque une absence. Jonot ne le fait jamais de lui-même. Vous pouvez marquer une réservation en retard d’au moins 5 minutes dont le client n’est pas arrivé, ou un client que vous avez appelé et qui n’a pas répondu.
Modifier l'heure… déplace une réservation vers un autre horaire libre. Jonot envoie un e-mail au client.
Rechercher une réservation retrouve la réservation du jour dans cette file par numéro de réservation ou par nom.
Fermer les réservations pour aujourd’hui arrête les nouvelles réservations pour aujourd’hui. Les réservations existantes sont toujours prises en charge.

Écran et borne

L’écran affiche les réservations avec un badge de réservation dans À suivre et Appelés récemment. À suivre affiche aussi l’heure estimée lorsqu’une réservation a au moins 5 minutes de retard, et le tableau multi-files affiche une note lorsque les réservations prennent du retard. Appelés récemment affiche le temps écoulé depuis l’appel. La borne ne prend pas de réservations. Lorsqu’un client tente de rejoindre une file sur réservation uniquement depuis une borne connectée, la borne affiche un message indiquant que la file accepte uniquement les réservations, et elle n’émet aucun ticket.

Limites

Jonot ne perçoit ni paiements ni acomptes. Vos conditions peuvent mentionner des frais, mais Jonot ne les calcule ni ne les facture. Vous gérez les frais en dehors de Jonot.
Réserver et gérer les réservations nécessite une connexion à internet. Le LAN de l’hôte et le mode hors ligne ne couvrent pas la réservation. L’accueil des clients sans réservation continue hors ligne via un Host connecté, y compris dans les files qui prennent des réservations, et le guichet affiche les données de réservation en lecture seule jusqu’au retour de la connexion.
Jonot ne se synchronise pas avec Google Agenda ni avec Outlook. Les clients ajoutent une réservation avec le fichier ICS.
Jonot envoie les messages de réservation uniquement par e-mail. Il n’y a pas de SMS.