Prenotazioni

Con le prenotazioni i clienti prenotano in anticipo un servizio e un orario. Il personale gestisce queste prenotazioni insieme ai clienti senza prenotazione, nella stessa coda. Questa guida descrive la configurazione, la gestione quotidiana, ciò che vedono clienti e personale e i limiti.

Che cosa sono le prenotazioni

Le prenotazioni sono incluse nel piano Pro. Per i piani consulta Fatturazione e piani. Attivi le prenotazioni per ogni coda con Accetta prenotazioni. L’opzione è disattivata per impostazione predefinita e in quel caso i clienti non possono prenotare un orario. Quando è attiva, la coda funziona in una di due modalità:

Prenotazioni e clienti senza prenotazione significa che clienti con prenotazione e clienti senza prenotazione condividono una coda. Jonot rifiuta un biglietto senza prenotazione che ritarderebbe un cliente prenotato.
Solo prenotazioni significa che solo i clienti con una prenotazione si uniscono alla coda.

Configura le prenotazioni

Apri la sede, vai a Impostazioni prenotazioni e scegli la coda. I responsabili dell’organizzazione e i responsabili della sede possono modificare queste impostazioni. Se il tuo piano Pro termina, Jonot disattiva le prenotazioni. Le prenotazioni confermate restano registrate e si possono ancora gestire o annullare, ma non puoi aggiungere servizi, regole o nuove prenotazioni.

Servizi. In Servizi aggiungi ogni servizio che i clienti possono prenotare. Imposta la Durata da 5 a 480 minuti a passi di 5 e, se vuoi, un Tempo di preparazione e un Tempo di pulizia fino a 120 minuti ciascuno. Il tempo di preparazione e di pulizia occupa l’agenda prima e dopo ogni prenotazione. Una coda può avere fino a 100 servizi, compresi quelli archiviati.
Regole di prenotazione. In Regole di prenotazione imposta la Capacità (da 1 a 50 prenotazioni gestite contemporaneamente), l’Orizzonte di prenotazione (da 1 a 365 giorni in anticipo, 30 per impostazione predefinita), il Preavviso minimo (fino a 1440 minuti, 30 per impostazione predefinita) e Il check-in si apre prima dell'orario prenotato (da 5 a 120 minuti, 30 per impostazione predefinita). Gli orari seguono il fuso orario della sede.
Condizioni di prenotazione. In Condizioni di prenotazione scrivi le tue condizioni di annullamento, mancata presentazione e ritardo (fino a 2000 caratteri). Salva una bozza e poi usa Pubblica versione. I clienti accettano le condizioni pubblicate quando prenotano, e una prenotazione esistente mantiene la versione accettata dal cliente. Le condizioni sono facoltative.
Domande di prenotazione. In Domande di prenotazione poni fino a 5 domande attive per servizio. Una domanda è un testo breve, una scelta o caselle di controllo (da 2 a 10 opzioni, oppure nessuna per una singola casella sì/no). Puoi rendere una domanda obbligatoria, tradurla in ogni lingua della sede e ritirarla. Un cliente che usa una lingua che non hai tradotto vede il testo originale. Il testo, il tipo e le opzioni di una domanda non si possono modificare dopo averla aggiunta, quindi ritirala e aggiungine una nuova. Le traduzioni restano modificabili.
Dettagli della sede. In Dettagli della sede inserisci un indirizzo (fino a 300 caratteri) e le istruzioni da leggere prima dell’arrivo (fino a 1000 caratteri). I clienti vedono entrambi, e Jonot li aggiunge alla voce di calendario. Entrambi sono facoltativi.
Date bloccate. In Date bloccate chiudi una data alle prenotazioni o assegnale altri orari. Scegli una data da ieri fino a un anno in avanti.
Assistenza all’arrivo. In Assistenza all’arrivo attiva Offri l’arrivo assistito dalla posizione, inserisci latitudine e longitudine della sede e imposta un raggio da 25 a 1000 metri. Un cliente che consente l’accesso alla posizione può così registrare l’arrivo vicino alla sede. La registrazione manuale dell’arrivo funziona sempre.

Attiva Accetta prenotazioni per ultima. Jonot elenca ciò che manca: almeno un servizio attivo, gli orari di apertura settimanali, un fuso orario valido e una capacità di almeno 1. Quando disattivi le prenotazioni, quelle già confermate restano registrate finché non è passato il loro orario.

Una modifica può lasciare prenotazioni esistenti fuori dagli orari di apertura o dalla capacità, per esempio una giornata più corta, una capacità minore, un servizio più lungo o una data bloccata. In quel caso Jonot apre Rivedi le prenotazioni interessate ed elenca ogni prenotazione interessata. Per ciascuna scegli se mantenerla, annullarla o spostarla a un altro orario. Jonot avvisa il cliente via email di un annullamento o di uno spostamento. Non cambia nulla finché non scegli Applica le decisioni e salva.

Gestisci le prenotazioni

Apri Prenotazioni nella sede per vedere un giorno o una settimana di prenotazioni di una coda. Mostra annullate aggiunge all’elenco le prenotazioni annullate. Seleziona una prenotazione per vedere la pagina di dettaglio. La pagina mostra servizio, orario, arrivo, dati del cliente e lo stato delle email che Jonot ha messo in coda per la prenotazione. Solo chi gestisce la sede vede i dati del cliente.

Sposta prenotazione cambia l’orario. Uno spostamento fatto dal personale ignora il termine per il cliente, il preavviso minimo e la finestra di prenotazione, ma mai la capacità, gli orari di apertura o un giorno chiuso. Il cliente riceve un’email di modifica con il nuovo orario.
Annulla prenotazione annulla la prenotazione dopo che hai controllato le condizioni registrate per essa. Il cliente riceve un’email di annullamento.
Chiudi le prenotazioni per questo giorno blocca le nuove prenotazioni per un giorno, per esempio una festività. Le prenotazioni già fatte non vengono annullate, e i clienti senza prenotazione non sono interessati. Se restano prenotazioni in quel giorno, Jonot ti chiede di mantenere o annullare ciascuna. Riapri le prenotazioni riapre il giorno.

Una prenotazione senza esito registrato 7 giorni dopo la sua fine si chiude senza esito. Non è una mancata presentazione. Jonot cancella i dati del cliente, le risposte e l’accettazione delle condizioni di una prenotazione secondo una regola di conservazione di 30 giorni, e poi il link di gestione smette di funzionare.

La vista del cliente

Nella pagina della coda il cliente sceglie Prenota un orario e segue questi passaggi:

Sceglie un servizio, una data e un orario. Gli orari sono mostrati nel fuso orario della sede.
Inserisce nome e indirizzo email. Il numero di telefono è facoltativo. Poi risponde alle tue domande di prenotazione e accetta le condizioni.
Inserisce il codice di 6 cifre che Jonot invia per email. Jonot mantiene l’orario scelto per 10 minuti mentre il cliente conferma.
Legge la conferma, che mostra il numero di prenotazione e un link privato alla pagina della prenotazione. Nella sede il numero di prenotazione sostituisce il nome.

Il link nell’email apre la pagina della prenotazione. Chiunque abbia il link può modificare o annullare la prenotazione, quindi la pagina chiede al cliente di tenerlo riservato. La pagina offre queste azioni:

Aggiungi al calendario salva un file di calendario ICS con orario, luogo e link della prenotazione.
Cambia orario sceglie un altro orario, fino al preavviso minimo prima dell’inizio della prenotazione. Se le condizioni sono cambiate dopo la prenotazione, il cliente accetta prima quelle attuali.
Annulla prenotazione annulla la prenotazione fino all’inizio dell’appuntamento. Dopo che il personale ha chiamato il cliente, solo il personale può modificare la prenotazione.
Sono arrivato registra l’arrivo del cliente quando la registrazione è aperta. Con l’assistenza all’arrivo attiva, il cliente può invece condividere la posizione. Il telefono controlla la distanza e Jonot non riceve né conserva mai la posizione.

Jonot registra la lingua in cui il cliente ha prenotato, tra le lingue attivate nella tua sede. La pagina della prenotazione e le email usano quella lingua. Jonot invia una conferma, un avviso di modifica, un avviso di annullamento e un promemoria circa 24 ore prima della prenotazione. Il promemoria viene inviato solo per le prenotazioni fatte o spostate l’ultima volta con almeno un giorno di anticipo.

Allo sportello

Lo sportello elenca le prenotazioni insieme ai clienti senza prenotazione, in ordine di chiamata. Ogni prenotazione mostra uno stato, come Non arrivato, Arrivato, Tocca a lui, In ritardo o Chiamato.

Chiama il prossimo chiama prima le prenotazioni in orario e poi i clienti senza prenotazione in ordine di arrivo.
Chiama in anticipo chiama un cliente già arrivato prima dell’orario prenotato. Jonot lo rifiuta se ritarderebbe un’altra prenotazione o un cliente senza prenotazione in attesa.
Segna come arrivata segna un cliente come arrivato quando non può registrarsi da solo. Annulla arrivo annulla l’operazione.
Segna come non presentato… segna una mancata presentazione. Jonot non lo fa mai da solo. Puoi segnare una prenotazione in ritardo di almeno 5 minuti e non arrivata, oppure un cliente che hai chiamato e che non ha risposto.
Cambia orario… sposta una prenotazione a un altro orario libero. Jonot invia un’email al cliente.
Cerca prenotazione trova la prenotazione di oggi in questa coda con il numero di prenotazione o il nome.
Chiudi le prenotazioni per oggi blocca le nuove prenotazioni per oggi. Le prenotazioni esistenti vengono comunque gestite.

Schermo e chiosco

Lo schermo mostra le prenotazioni con un badge in A seguire e Chiamati di recente. In A seguire mostra anche l’orario stimato quando una prenotazione è in ritardo di almeno 5 minuti, e il tabellone di più code mostra un avviso quando le prenotazioni sono in ritardo. Chiamati di recente mostra il tempo trascorso dalla chiamata. Il chiosco non accetta prenotazioni. Se un cliente prova a unirsi a una coda solo su prenotazione da un chiosco online, il chiosco mostra un messaggio che indica che la coda accetta solo prenotazioni e non emette biglietti.

Limiti

Jonot non riscuote pagamenti né caparre. Le tue condizioni possono indicare delle tariffe, ma Jonot non le calcola né le addebita. Gestisci le tariffe fuori da Jonot.
Prenotare e gestire le prenotazioni richiede una connessione a internet. La LAN dell’Host e la modalità offline non coprono la prenotazione. Il servizio ai clienti senza prenotazione continua offline tramite un Host connesso, anche nelle code che accettano prenotazioni, e lo sportello mostra i dati delle prenotazioni in sola lettura finché la connessione non torna.
Jonot non si sincronizza con Google Calendar né con Outlook. I clienti aggiungono una prenotazione con il file ICS.
Jonot invia i messaggi di prenotazione solo via email. Non ci sono SMS.