Reservas

Con las reservas, los clientes reservan un servicio y una hora con antelación. El personal atiende esas reservas junto con los clientes sin reserva en la misma fila. Esta guía explica la configuración, la gestión diaria, lo que ven los clientes y el personal, y los límites.

Qué son las reservas

Las reservas están incluidas en el plan Pro. Consulta los planes en Facturación y planes. Activas las reservas para cada fila por separado con Aceptar reservas. Esta opción está desactivada de forma predeterminada y entonces los clientes no pueden reservar hora. Cuando está activada, la fila funciona en uno de dos modos:

Reservas y clientes sin reserva hace que los clientes con reserva y los que llegan sin ella compartan una fila. Jonot rechaza un turno sin reserva que retrasaría a un cliente con reserva.
Solo reservas hace que solo los clientes con una reserva se unan a la fila.

Configurar las reservas

Abre la ubicación, ve a Ajustes de reservas y elige la fila. Los administradores de la organización y de la ubicación pueden editar estos ajustes. Si tu plan Pro termina, Jonot desactiva las reservas. Las reservas confirmadas se conservan y se pueden seguir atendiendo o cancelando, pero no puedes añadir servicios, reglas ni reservas nuevas.

Servicios. En Servicios, añade cada servicio que los clientes pueden reservar. Define la Duración de 5 a 480 minutos en pasos de 5 y, si quieres, un Tiempo de preparación y un Tiempo de limpieza de hasta 120 minutos cada uno. El tiempo de preparación y de limpieza bloquea la agenda antes y después de cada reserva. Una fila puede tener hasta 100 servicios, incluidos los archivados.
Reglas de reserva. En Reglas de reserva, define la Capacidad (de 1 a 50 reservas atendidas a la vez), el Horizonte de reserva (de 1 a 365 días de antelación, 30 de forma predeterminada), la Antelación mínima (hasta 1440 minutos, 30 de forma predeterminada) y El registro de llegada se abre antes de la hora reservada (de 5 a 120 minutos, 30 de forma predeterminada). Las horas siguen la zona horaria de la ubicación.
Condiciones de la reserva. En Condiciones de la reserva, escribe tus condiciones de cancelación, de ausencia y de retraso (hasta 2000 caracteres). Guarda un borrador y luego usa Publicar versión. Los clientes aceptan las condiciones publicadas al reservar, y una reserva existente conserva la versión que aceptó el cliente. Las condiciones son opcionales.
Preguntas de la reserva. En Preguntas de la reserva, haz hasta 5 preguntas activas por servicio. Una pregunta es de texto corto, de elección o de casillas (de 2 a 10 opciones, o ninguna para una única casilla de sí/no). Puedes hacer una pregunta obligatoria, traducirla a cada idioma de la ubicación y retirarla. Un cliente que usa un idioma que no has traducido ve el texto original. El texto, el tipo y las opciones de una pregunta no se pueden cambiar después de añadirla, así que retírala y añade una nueva. Las traducciones sí se pueden seguir editando.
Datos del local. En Datos del local, escribe una dirección (hasta 300 caracteres) e instrucciones para leer antes de llegar (hasta 1000 caracteres). Los clientes ven ambas, y Jonot las añade a la entrada del calendario. Las dos son opcionales.
Fechas bloqueadas. En Fechas bloqueadas, cierra una fecha para reservas o dale otro horario. Elige una fecha desde ayer hasta un año por delante.
Asistencia de llegada. En Asistencia de llegada, activa Ofrecer llegada asistida por ubicación, escribe la latitud y la longitud del local y define un radio de 25 a 1000 metros. Un cliente que permite el acceso a la ubicación puede entonces registrar su llegada cerca del local. Registrar la llegada a mano siempre funciona.

Activa Aceptar reservas al final. Jonot indica lo que falta: al menos un servicio activo, el horario semanal, una zona horaria válida y una capacidad de al menos 1. Cuando desactivas las reservas, las ya confirmadas se conservan hasta que pasa su hora.

Un cambio puede dejar reservas existentes fuera del horario o de la capacidad, por ejemplo una jornada más corta, una capacidad menor, un servicio más largo o una fecha bloqueada. En ese caso, Jonot abre Revisar las reservas afectadas y lista cada reserva afectada. Para cada una, decides si la mantienes, la cancelas o la mueves a otra hora. Jonot avisa al cliente por correo de una cancelación o de un cambio de hora. No cambia nada hasta que eliges Aplicar decisiones y guardar.

Gestionar las reservas

Abre Reservas en la ubicación para ver un día o una semana de reservas de una fila. Mostrar canceladas añade las reservas canceladas a la lista. Selecciona una reserva para ver su página de detalle. La página muestra el servicio, la hora, la llegada, los datos del cliente y el estado de los correos que Jonot ha puesto en cola para la reserva. Solo ven los datos del cliente las personas que gestionan la ubicación.

Mover reserva cambia la hora. Un cambio hecho por el personal ignora el plazo del cliente, la antelación mínima y el periodo de reserva, pero nunca la capacidad, el horario ni un día cerrado. El cliente recibe un correo de cambio con la nueva hora.
Cancelar reserva cancela la reserva después de que compruebes las condiciones registradas para ella. El cliente recibe un correo de cancelación.
Cerrar las reservas de este día detiene las reservas nuevas de un día, por ejemplo un festivo. Las reservas ya hechas no se cancelan, y los clientes sin reserva no se ven afectados. Si quedan reservas ese día, Jonot te pide que conserves o canceles cada una. Reabrir reservas vuelve a abrir el día.

Una reserva sin resultado registrado 7 días después de su fin se cierra sin resultado. No es una ausencia. Jonot borra los datos del cliente, las respuestas y la aceptación de las condiciones de una reserva según una norma de conservación de 30 días, y después el enlace de gestión deja de funcionar.

La vista del cliente

En la página de la fila, el cliente elige Reservar una hora y sigue estos pasos:

Elige un servicio, una fecha y una hora. Las horas se muestran en la zona horaria del local.
Escribe su nombre y su correo electrónico. El teléfono es opcional. Después responde a tus preguntas de reserva y acepta las condiciones.
Introduce el código de 6 dígitos que Jonot envía por correo al cliente. Jonot mantiene la hora elegida durante 10 minutos mientras el cliente confirma.
Lee la confirmación, que muestra el número de reserva y un enlace privado a la página de la reserva. En el local, el número de reserva sustituye al nombre.

El enlace del correo abre la página de la reserva. Cualquiera que tenga el enlace puede cambiar o cancelar la reserva, por eso la página pide al cliente que lo mantenga privado. La página ofrece estas acciones:

Añadir al calendario guarda un archivo de calendario ICS con la hora, el lugar y el enlace de la reserva.
Cambiar la hora elige otra hora, hasta la antelación mínima antes del inicio de la reserva. Si las condiciones han cambiado desde la reserva, el cliente acepta primero las condiciones vigentes.
Cancelar reserva cancela la reserva hasta que empieza la cita. Cuando el personal ha llamado al cliente, solo el personal puede cambiar la reserva.
Ya estoy aquí registra la llegada del cliente cuando se ha abierto el registro. Con la asistencia de llegada activada, el cliente puede compartir su ubicación en su lugar. El teléfono comprueba la distancia, y Jonot nunca recibe ni conserva la ubicación.

Jonot registra el idioma en que reservó el cliente, entre los idiomas que activa tu ubicación. La página de la reserva y los correos usan ese idioma. Jonot envía una confirmación, un aviso de cambio, un aviso de cancelación y un recordatorio unas 24 horas antes de la reserva. El recordatorio solo se envía para reservas hechas o movidas por última vez con al menos un día de antelación.

En el mostrador

El mostrador lista las reservas junto con los clientes sin reserva en orden de llamada. Cada reserva muestra un estado, como No ha llegado, Ha llegado, Le toca ahora, Con retraso o Llamado.

Llamar al siguiente llama primero a las reservas a las que ya les toca y después a los clientes sin reserva por orden de llegada.
Llamar antes de hora llama a un cliente que ya ha llegado antes de su hora reservada. Jonot lo rechaza si retrasaría otra reserva o a un cliente sin reserva que espera.
Marcar como llegado marca a un cliente como llegado cuando no puede registrarse por sí mismo. Deshacer llegada lo revierte.
Marcar como no presentado… marca una ausencia. Jonot nunca lo hace por sí solo. Puedes marcar una reserva con al menos 5 minutos de retraso que no ha llegado, o a un cliente al que llamaste y no respondió.
Cambiar la hora… mueve una reserva a otra hora libre. Jonot envía un correo al cliente.
Buscar reserva encuentra la reserva de hoy en esta fila por número de reserva o nombre.
Cerrar las reservas de hoy detiene las reservas nuevas de hoy. Las reservas existentes se siguen atendiendo.

Pantalla y quiosco

La pantalla muestra las reservas con su distintivo en A continuación y Llamados recientemente. En A continuación muestra además la hora estimada cuando una reserva lleva al menos 5 minutos de retraso, y el panel de varias filas muestra un aviso cuando las reservas van con retraso. Llamados recientemente muestra el tiempo transcurrido desde la llamada. El quiosco no admite reservas. Si un cliente intenta unirse a una fila solo con reservas en un quiosco con conexión, el quiosco muestra un mensaje que indica que la fila solo acepta reservas y no emite turno.

Límites

Jonot no cobra pagos ni depósitos. Tus condiciones pueden indicar tarifas, pero Jonot no las calcula ni las cobra. Gestionas las tarifas fuera de Jonot.
Reservar y gestionar reservas requiere conexión a internet. La LAN de Host y el modo sin conexión no cubren las reservas. La atención a clientes sin reserva sigue funcionando sin conexión a través de un Host conectado, también en las filas que aceptan reservas, y el mostrador muestra los datos de reservas en solo lectura hasta que vuelve la conexión.
Jonot no se sincroniza con Google Calendar ni con Outlook. Los clientes añaden una reserva con el archivo ICS.
Jonot envía los mensajes de reserva solo por correo electrónico. No hay SMS.