Wachtrijen

Een wachtrij is een wachtlijst met een naam binnen een locatie. Wanneer een klant aansluit, ontvangt die een ticket met een oplopend nummer. Medewerkers roepen de tickets één voor één op vanaf een balie. Het display kondigt elke oproep aan.

Anatomie van een wachtrij

Elke wachtrij heeft:

Naam — de naam die klanten en medewerkers zien, zoals “Inlopers” of “Afspraken”.
Slug — een identificatie die geschikt is voor URL’s en in de deelnamelink staat. Jonot maakt de slug automatisch op basis van de wachtrijnaam.
Aansluit-URL voor klanten — de volledige URL die klanten bezoeken om aan te sluiten bij deze wachtrij:
```
https://customer.jonot.io/{org-slug}/{location-slug}/{queue-slug}/
```
Deze URL wordt ook gecodeerd in de QR-code die je bij de ingang deelt.
Capaciteitslimiet (optioneel) — het maximale aantal tickets dat tegelijk de status WAITING kan hebben. Als de wachtrij vol is, zien nieuwe klanten een bericht dat de wachtrij vol is. Laat het veld leeg voor een onbeperkte wachtrij.
Verwachte servicetijd — de gebruikelijke tijd om één klant te helpen, van 1 tot 1440 minuten. Stel deze in via het wachtrijformulier. Jonot gebruikt deze waarde om wachttijden te schatten totdat er genoeg recente gegevens zijn om het werkelijke tempo te berekenen. Lees Schatting van de wachttijd.

Meerdere wachtrijen per locatie

Het abonnement van je organisatie bepaalt hoeveel wachtrijen je op een locatie kunt aanmaken. Zie Facturering en abonnementen. Deze limiet staat los van de optionele capaciteitslimiet van een wachtrij, die het aantal klanten beperkt dat tegelijk wacht. Je kunt tegelijk afzonderlijke wachtrijen gebruiken voor verschillende diensten. Bijvoorbeeld:

Een kliniek met de wachtrijen “Algemeen consult” en “Apotheek afhalen”
Een overheidsloket met de wachtrijen “Paspoort” en “ID-verlenging”
Een bank met de wachtrijen “Particuliere bankzaken” en “Zakelijke bankzaken”

Elke wachtrij heeft een eigen onafhankelijke wachtlijst. Een balie bedient één tot vijf toegewezen wachtrijen. In de weergave voor meerdere wachtrijen kunnen medewerkers al deze wachtrijen bedienen.

Wachtrij als beheereenheid

Apparaten en medewerkers werken als volgt met wachtrijen:

Kiosken bedienen één toegewezen wachtrij.
Balies bedienen één tot vijf toegewezen wachtrijen in de standaardweergave of de weergave voor meerdere wachtrijen.
Displays tonen oproepen uit één toegewezen wachtrij of een gecombineerd bord met maximaal vijf toegewezen wachtrijen. Een optionele baliekoppeling schakelt naar de weergave van één balie zolang die online is.

Wachtrijen aanmaken en beheren doe je in admin onder het tabblad Wachtrijen van de locatie. Zie Maak een wachtrij aan voor de stapsgewijze instructies.

Capaciteitslimiet

Je kunt beperken hoeveel klanten er tegelijk in een wachtrij kunnen wachten door een capaciteitslimiet in te stellen (het veld Max. wachtend in het aanmaak-/bewerkingsformulier van de wachtrij). Wanneer de limiet is bereikt:

Toont de aansluitflow voor klanten een bericht “wachtrij vol”.
Toont de kiosk een status “wachtrij vol”.
Kan niet worden aangesloten bij de wachtrij totdat een wachtend ticket verdwijnt (wordt opgeroepen, geannuleerd of verplaatst).

De server past de limiet bij gelijktijdige verzoeken als één bewerking toe. Twee klanten die tegelijk aansluiten, kunnen het aantal wachtenden niet boven de limiet brengen. Laat het veld leeg voor een onbeperkte wachtrij. Dit is de standaardinstelling.

Een wachtrij verwijderen

Verwijder een wachtrij via het tabblad Wachtrijen van de locatie. Het dialoogvenster Wachtrij verwijderen telt de klanten die wachten of worden geholpen en toont een waarschuwing als dat aantal groter is dan nul. Het verwijderen wacht niet tot de wachtrij leeg is. Het annuleert de tickets van die klanten, en de schermen van klant, display en balie tonen die tickets niet meer. Het verwijderen wist ook permanent de tickethistorie van de wachtrij, inclusief voltooide tickets.

Jonot verstuurt ook een ticket.cancelled-webhook voor elk geannuleerd ticket, tot 50 tickets per verwijdering.

Wachtrijstatus

Elke wachtrij heeft een handmatige status die het personeel onafhankelijk van de openingstijden beheert:

Actief — de normale status. Klanten kunnen aansluiten en balies kunnen tickets oproepen.
Gepauzeerd — stop de instroom tijdelijk. Nieuwe aansluitingen worden geweigerd, maar iedereen die al wacht, houdt zijn plek. Gebruik dit voor een korte pauze of een opstopping die je wilt wegwerken voordat je meer mensen toelaat.
Gesloten — stop de instroom net als bij een pauze, maar geeft aan dat de wachtrij voorlopig klaar is. Wachtende tickets worden behouden in plaats van geannuleerd. Het heropenen van een gesloten wachtrij is een beheeractie — een balie kan dit niet zelf doen.

Wanneer een wachtrij is gepauzeerd of gesloten, zien wachtende klanten een statusmelding op hun ticket. Mensen die proberen aan te sluiten, zien een bericht dat bij de status past. Bij gepauzeerd staat dat de klant zijn plaats houdt en de wachtrij later verdergaat. Bij gesloten staat dat het ticket behouden blijft, maar mogelijk niet wordt geholpen, met het verzoek dit bij een medewerker na te vragen.

De status instellen:

In admin stelt een organisatiebeheerder of locatiebeheerder de status (Actief / Gepauzeerd / Gesloten) in vanuit het bewerkingsformulier van de wachtrij.
Bij de balie kunnen medewerkers met Wachtrij pauzeren / Wachtrij hervatten schakelen tussen Actief en Gepauzeerd. Gebruik dit voor een korte pauze zonder de balie te verlaten. Sluit en heropen een gesloten wachtrij in Admin.

Statuswijzigingen worden onmiddellijk van kracht en direct doorgestuurd naar elke verbonden balie, display en klant.

Openingstijden

De openingstijden van een locatie bepalen wanneer klanten bij alle wachtrijen kunnen aansluiten. Buiten deze tijden kunnen klanten niet aansluiten en zien ze een bericht “buiten openingstijden”. De wachtrijkiezer toont “Gesloten — opent om [tijd]”. De balie en het display tonen Gesloten (openingstijden).

Openingstijden worden ingesteld op de locatie (niet per wachtrij) in Admin → [Locatie] → Openingstijden:

Tijdzone — IANA-tijdzone (bijv. Europe/Helsinki). Alle tijden worden geëvalueerd in deze tijdzone, met zomertijdcorrecties toe.
Weekschema — openings- en sluitingsperioden voor elke weekdag. Een dag zonder perioden is gesloten. Je kunt per dag meerdere perioden toevoegen, zoals 08:00–12:00 en 13:00–17:00 voor een lunchpauze.
Tijden na middernacht — openingstijden kunnen na middernacht doorlopen, zoals vrijdag 20:00–02:00. Voer de sluitingstijd in als een gewone tijd (02:00). Is de sluitingstijd gelijk aan of vroeger dan de openingstijd, dan behandelt de editor deze als de volgende dag en staat volgende dag naast het veld.

Uitzonderingen per datum

Beheer uitzonderingen voor feestdagen en bijzondere openingstijden in het gedeelte Datumuitzonderingen van de openingstijdeneditor:

Sluitingsuitzondering — markeert een specifieke datum als volledig gesloten, ongeacht het weekschema (bijv. een feestdag).
Aangepaste-tijden-uitzondering — vervangt het weekschema voor een specifieke datum door een andere set intervallen. Klanten zonder reservering en reserveringen volgen dezelfde openingstijden. Een sluitingsuitzondering op een bepaalde datum heeft voorrang op een middernachtoverschrijding van de vorige dag.

Uitzonderingen verschijnen in een lijst onder het weekschema en kunnen op elk moment worden toegevoegd, bewerkt of verwijderd.