No-shows afhandelen

Een klant is afwezig als die na een oproep niet naar de balie komt. De balie biedt twee acties: Overslaan om het ticket tijdelijk over te slaan en Niet aanwezig om de afwezigheid definitief te bevestigen. Zo kun je een klant die misschien nog terugkomt later opnieuw oproepen.

Twee manieren om een gemiste beurt af te handelen

Overslaan — het ticket uitstellen (terugroepbaar)

Wanneer een ticket in status CALLED staat en de klant afwezig is:

1. Druk op Overslaan bij de balie. Voer optioneel een reden in (opgeslagen als notitie bij het ticket, zichtbaar voor personeel in de opzoekweergave).
2. Het ticket gaat over naar status SKIPPED — een terugroepbaar uitstel, geen definitieve status.
3. Het scherm van de klant werkt bij om te tonen dat hij is overgeslagen, met opties om op terugroepen te wachten of opnieuw aan te sluiten.
4. Druk op Volgende oproepen om de volgende klant te bedienen.

Overgeslagen tickets blijven actief. Medewerkers kunnen de klant opnieuw oproepen. De klant kan de plaats ook annuleren en achteraan opnieuw aansluiten. Pushmeldingen blijven actief, zodat de klant na het terugzetten en oproepen een melding ontvangt, ook als de ticketpagina gesloten is.

No-show — de afwezigheid bevestigen (definitief)

Wanneer je er zeker van bent dat de klant is vertrokken en niet terugkomt:

1. Druk op Niet aanwezig bij de balie (beschikbaar voor tickets met status CALLED en SKIPPED).
2. Het ticket gaat over naar status NO_SHOW — een aparte definitieve status die apart wordt geteld in analyses.
3. Het scherm van de klant toont dat hij als afwezig is gemarkeerd.

NO_SHOW is een definitieve status. Analyses tellen deze afzonderlijk en het ticket verdwijnt uit de actieve wacht- en terugroeplijst. Komt de klant toch nog opdagen, dan kun je het ticket opnieuw oproepen vanuit Recent opgeroepen. De pushmelding blijft beschikbaar, zodat de klant de nieuwe oproep ontvangt.

Een overgeslagen klant terugroepen

Als een overgeslagen klant terugkomt voordat je hem als no-show markeert:

1. Zoek zijn ticket op nummer op via de link Opzoeken in de balie.
2. Druk op Terugzetten in wachtrij — het ticket gaat terug naar WAITING en komt vooraan in de rij (oorspronkelijk aansluittijdstip behouden).
3. Zijn klantscherm werkt automatisch bij. Als hij pushmeldingen had ingeschakeld, ontvangt hij een push wanneer de balie hem vervolgens oproept.

Je kunt ook Volgende oproepen gebruiken — als deze balie de overgeslagen klant eerder heeft opgeroepen, roept de terugroepknop hem opnieuw om zonder andere balies te verstoren.

Opmerking

Druk op Opnieuw oproepen (of de sneltoets R) bij de balie om het huidige CALLED-ticket opnieuw om te roepen op het display zonder over te slaan — handig wanneer een klant zijn nummer heeft gemist.

Het paneel Recent opgeroepen

Een balie met één wachtrij toont een paneel Recent opgeroepen met de tickets die het meest recent zijn opgeroepen — elke rij bevat het ticketnummer, de naam van de klant (indien opgegeven), hoe lang geleden het is opgeroepen, en een uitkomstbadge (Opgeroepen, Afgerond, Overgeslagen, of Niet aanwezig ).

Elke rij waarvan het ticket nog herstelbaar is, heeft een knop Opnieuw oproepen, en wat deze doet, hangt af van de uitkomst van die rij:

• Een nog CALLED-ticket wordt opnieuw omgeroepen op het display — de flits en het geluidssignaal gaan opnieuw af en de status verandert niet.
• Een SKIPPED- of NO_SHOW-ticket wordt teruggeroepen naar de balie — het gaat terug naar CALLED en de klant wordt opnieuw gewaarschuwd. Dit is de snelste manier om een klant terug te halen wanneer hij kort na overslaan of als no-show markeren weer opduikt, zonder zijn ticket op nummer te hoeven opzoeken.

Op een balie met meerdere wachtrijen wordt het paneel in compacte vorm getoond — alleen nummer, tijd en uitkomst, zonder de klantnaam of de knop Opnieuw oproepen.

Ongedaan maken (venster van 5 seconden)

Na het drukken op Afronden & blijven, Overslaan of Niet aanwezig verschijnt kort een knop Ongedaan maken gedurende ongeveer 5 seconden. Erop drukken herstelt het ticket naar status CALLED, zodat je een onbedoelde actie kunt corrigeren.

Wanneer overslaan versus no-show

• Overslaan wanneer je door wilt gaan met de wachtrij bedienen, maar de klant misschien nog terugroept — hij is tijdelijk afwezig maar kan terugkomen.
• Niet aanwezig wanneer je er zeker van bent dat de klant is vertrokken of niet meer komt. Het ticket wordt geteld als no-show in je analyses en valt uit de automatische wacht- en terugroepflow — al kun je hem nog steeds handmatig terugroepen vanuit het paneel Recent opgeroepen als hij weer opduikt.
• Als je de klant meer tijd wilt geven, wacht dan voordat je een van beide knoppen indrukt — de balie houdt het CALLED-ticket vast totdat je actie onderneemt.

Een andere klant direct oproepen

Als een andere klant bij de balie staat (zonder te zijn opgeroepen), zoek dan zijn ticket op in de Wachtlijst en roep het direct op. Er kunnen meerdere tickets tegelijk in status CALLED zijn — het direct oproepen van een specifiek ticket vereist niet dat je eerst een bestaand opgeroepen ticket afrondt of overslaat.