Reserveringen

Met reserveringen boeken klanten vooraf een dienst en een tijd. Medewerkers handelen die reserveringen af naast klanten zonder reservering, in dezelfde wachtrij. Deze handleiding behandelt de instellingen, het dagelijks beheer, wat klanten en medewerkers zien en de beperkingen.

Wat reserveringen zijn

Reserveringen zijn inbegrepen in het Pro-abonnement. Zie Facturering en abonnementen voor de abonnementen. Je zet reserveringen per wachtrij aan met Reserveringen accepteren. Die optie staat standaard uit, en dan kunnen klanten geen tijd reserveren. Als de optie aan staat, werkt de wachtrij in een van twee modi:

• Reserveringen en klanten zonder reservering betekent dat klanten met een reservering en klanten zonder reservering één wachtrij delen. Jonot weigert een ticket zonder reservering dat een klant met een reservering zou ophouden.
• Alleen reserveringen betekent dat alleen klanten met een reservering zich bij de wachtrij aansluiten.

Reserveringen instellen

Open de locatie, ga naar Reserveringsinstellingen en kies de wachtrij. Organisatiebeheerders en locatiebeheerders kunnen deze instellingen wijzigen. Als je Pro-abonnement afloopt, zet Jonot reserveringen uit. Bevestigde reserveringen blijven bewaard en kunnen nog worden afgehandeld of geannuleerd, maar je kunt geen diensten, regels of nieuwe reserveringen toevoegen.

1. Diensten. Voeg onder Diensten elke dienst toe die klanten kunnen reserveren. Stel de Duur in van 5 tot 480 minuten in stappen van 5, en eventueel een Voorbereidingstijd en een Opruimtijd van elk maximaal 120 minuten. Voorbereidings- en opruimtijd blokkeren de planning vóór en na elke reservering. Een wachtrij kan maximaal 100 diensten hebben, gearchiveerde meegeteld.
2. Reserveringsregels. Stel onder Boekingsregels de Capaciteit (1 tot 50 reserveringen die tegelijk worden afgehandeld), de Boekingshorizon (1 tot 365 dagen vooruit, standaard 30), de Minimale aanlooptijd (maximaal 1440 minuten, standaard 30) en Inchecken opent vóór de geboekte tijd (5 tot 120 minuten, standaard 30) in. De tijden volgen de tijdzone van de locatie.
3. Reserveringsvoorwaarden. Schrijf onder Boekingsvoorwaarden je voorwaarden voor annulering, niet verschijnen en te laat komen (maximaal 2000 tekens). Sla een concept op en gebruik daarna Versie publiceren. Klanten accepteren de gepubliceerde voorwaarden bij het reserveren, en een bestaande reservering behoudt de versie die de klant heeft geaccepteerd. Voorwaarden zijn optioneel.
4. Reserveringsvragen. Stel onder Boekingsvragen maximaal 5 actieve vragen per dienst. Een vraag is korte tekst, een keuze of selectievakjes (2 tot 10 opties, of geen voor één enkel ja/nee-vakje). Je kunt een vraag verplicht maken, vertalen naar elke taal van de locatie en intrekken. Een klant die een taal gebruikt die je niet hebt vertaald, ziet de oorspronkelijke tekst. De tekst, het type en de opties van een vraag zijn na het toevoegen niet meer te wijzigen, dus trek de vraag in en voeg een nieuwe toe. De vertalingen kun je nog wel bewerken.
5. Locatiegegevens. Vul onder Locatiegegevens een adres (maximaal 300 tekens) en instructies in die klanten vóór aankomst lezen (maximaal 1000 tekens). Klanten zien beide, en Jonot voegt ze toe aan de agenda-afspraak. Beide zijn optioneel.
6. Geblokkeerde datums. Sluit onder Geblokkeerde datums een datum voor reserveringen of geef die andere openingstijden. Kies een datum van gisteren tot een jaar vooruit.
7. Aankomsthulp. Zet onder Aankomsthulp de optie Aankomst via locatie aanbieden aan, vul de breedtegraad en lengtegraad van de locatie in en stel een straal in van 25 tot 1000 meter. Een klant die toegang tot de locatie toestaat, kan dan inchecken in de buurt van de locatie. Handmatig inchecken werkt altijd.

Zet Reserveringen accepteren als laatste aan. Jonot toont wat ontbreekt: minstens één actieve dienst, wekelijkse openingstijden, een geldige tijdzone en een capaciteit van minstens 1. Als je reserveringen uitzet, blijven al bevestigde reserveringen bewaard tot hun tijd voorbij is.

Een wijziging kan ertoe leiden dat bestaande reserveringen buiten de openingstijden of de capaciteit vallen, bijvoorbeeld door een kortere dag, een lagere capaciteit, een langere dienst of een geblokkeerde datum. Dan opent Jonot Betrokken boekingen controleren en toont elke betrokken reservering. Per reservering kies je: behouden, annuleren of verplaatsen naar een andere tijd. Jonot laat de klant per e-mail weten dat de reservering is geannuleerd of verplaatst. Er verandert niets totdat je Keuzes toepassen en opslaan kiest.

Reserveringen beheren

Open Reserveringen in de locatie om een dag of een week aan reserveringen van één wachtrij te zien. Geannuleerde tonen voegt geannuleerde reserveringen toe aan de lijst. Selecteer een reservering om de detailpagina te zien. De pagina toont de dienst, de tijd, de aankomst, de klantgegevens en de status van de e-mails die Jonot voor de reservering in de wachtrij heeft gezet. Alleen mensen die de locatie beheren, zien de klantgegevens.

• Reservering verplaatsen wijzigt de tijd. Een verplaatsing door medewerkers slaat de uiterste wijzigingstijd voor klanten, de minimale aanlooptijd en het reserveringsvenster over, maar nooit de capaciteit, de openingstijden of een gesloten dag. De klant krijgt een wijzigingsmail met de nieuwe tijd.
• Reservering annuleren annuleert de reservering nadat je de voorwaarden hebt gecontroleerd die voor die reservering zijn vastgelegd. De klant krijgt een annuleringsmail.
• Reserveringen voor deze dag sluiten stopt nieuwe reserveringen voor één dag, bijvoorbeeld een feestdag. Reserveringen die al zijn gemaakt, worden niet geannuleerd, en klanten zonder reservering merken er niets van. Als er die dag nog reserveringen zijn, vraagt Jonot je elke reservering te behouden of te annuleren. Reserveringen heropenen opent de dag weer.

Een reservering zonder vastgelegde uitkomst wordt 7 dagen na het einde zonder uitkomst gesloten. Dat is geen niet verschijnen. Jonot wist de klantgegevens, antwoorden en de acceptatie van de voorwaarden van een reservering volgens een bewaarregel van 30 dagen, en daarna werkt de beheerlink niet meer.

Het perspectief van de klant

Op de pagina van de wachtrij kiest de klant Een tijd boeken en doorloopt deze stappen:

1. Kies een dienst, een datum en een tijd. De tijden staan in de tijdzone van de locatie.
2. Vul naam en e-mailadres in. Een telefoonnummer is optioneel. Beantwoord daarna je reserveringsvragen en accepteer de voorwaarden.
3. Voer de code van 6 cijfers in die Jonot per e-mail stuurt. Jonot houdt de gekozen tijd 10 minuten vast terwijl de klant bevestigt.
4. Bekijk de bevestiging met het reserveringsnummer en een privélink naar de reserveringspagina. Op de locatie vervangt het reserveringsnummer de naam.

De link in de e-mail opent de reserveringspagina. Iedereen met de link kan de reservering wijzigen of annuleren, dus de pagina vraagt de klant de link privé te houden. De pagina biedt deze acties:

• Toevoegen aan agenda slaat een ICS-agendabestand op met de tijd, de plaats en de reserveringslink.
• Tijd wijzigen kiest een andere tijd, tot de minimale aanlooptijd vóór het begin van de reservering. Als de voorwaarden sinds het reserveren zijn gewijzigd, accepteert de klant eerst de huidige voorwaarden.
• Reservering annuleren annuleert de reservering totdat de afspraak begint. Nadat medewerkers de klant hebben opgeroepen, kunnen alleen medewerkers de reservering nog wijzigen.
• Ik ben er checkt de klant in zodra inchecken is geopend. Met aankomsthulp aan kan de klant in plaats daarvan de locatie delen. De telefoon controleert de afstand, en Jonot ontvangt of bewaart de locatie nooit.

Jonot legt de taal vast waarin de klant heeft gereserveerd, binnen de talen die je locatie heeft ingeschakeld. De reserveringspagina en de e-mails gebruiken die taal. Jonot stuurt een bevestiging, een wijzigingsbericht, een annuleringsbericht en ongeveer 24 uur voor de reservering een herinnering. De herinnering wordt alleen verstuurd voor reserveringen die minstens een dag van tevoren zijn gemaakt of voor het laatst verplaatst.

Aan de balie

De balie toont reserveringen naast klanten zonder reservering in oproepvolgorde. Elke reservering toont een status, zoals Nog niet aangekomen, Aangekomen, Nu aan de beurt, Te laat of Opgeroepen.

• Volgende oproepen roept eerst de reserveringen op die aan de beurt zijn, daarna klanten zonder reservering in volgorde van aankomst.
• Eerder oproepen roept een klant die al is aangekomen op vóór de gereserveerde tijd. Jonot weigert dit als het een andere reservering of een wachtende klant zonder reservering zou ophouden.
• Markeer als aangekomen markeert een klant als aangekomen wanneer de klant niet zelf kan inchecken. Aankomst ongedaan maken maakt dat ongedaan.
• Markeren als niet verschenen… markeert een klant als niet verschenen. Jonot doet dit nooit zelf. Je kunt een reservering markeren die minstens 5 minuten te laat is en niet is aangekomen, of een klant die je hebt opgeroepen en die niet reageerde.
• Tijd wijzigen… verplaatst een reservering naar een andere vrije tijd. Jonot stuurt de klant een e-mail.
• Reservering opzoeken vindt de reservering van vandaag in deze wachtrij met het reserveringsnummer of de naam.
• Reserveringen voor vandaag sluiten stopt nieuwe reserveringen voor vandaag. Bestaande reserveringen worden nog steeds afgehandeld.

Scherm en kiosk

Het scherm toont reserveringen met een reserveringsbadge onder Hierna aan de beurt en Recent opgeroepen. Onder Hierna aan de beurt staat ook de geschatte tijd wanneer een reservering minstens 5 minuten te laat is, en het bord voor meerdere wachtrijen toont een melding wanneer reserveringen achterlopen. Onder Recent opgeroepen staat de tijd sinds de oproep. De kiosk neemt geen reserveringen aan. Als een klant zich probeert aan te sluiten bij een wachtrij met alleen reserveringen op een kiosk met internetverbinding, toont de kiosk een bericht dat de wachtrij alleen reserveringen aanneemt, en geeft hij geen ticket uit.

Beperkingen

• Jonot int geen betalingen of borgsommen. Je voorwaarden kunnen kosten vermelden, maar Jonot berekent of int ze niet. Kosten regel je buiten Jonot.
• Reserveren en het beheren van reserveringen vereisen een internetverbinding. Host-LAN en offlinemodus dekken reserveren niet. De afhandeling van klanten zonder reservering blijft offline werken via een verbonden Host, ook in wachtrijen met reserveringen, en de balie toont reserveringsgegevens alleen-lezen totdat de verbinding terugkomt.
• Jonot synchroniseert niet met Google Agenda of Outlook. Klanten voegen een reservering toe met het ICS-bestand.
• Jonot stuurt reserveringsberichten alleen per e-mail. Er is geen sms.